КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Системы электронного документооборота предприятия
Информационные технологии в управлении предприятием Лекция 3 Вопросы: 1. Системы электронного документооборота предприятия. 2. Базы данных и знаний. 3. Информационные угрозы. Цели и объекты защиты информации В управлении современным предприятием кроме сектора функциональных задач имеется довольно значительный блок задач в секторе управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов. Документы — это носители информации о деятельности фирмы. Таким образом, автоматизация -делопроизводства и организация документооборота становится эффективным средством достижения целей компании в производственной или управленческой деятельности. В настоящее время существует комплекс информационных технологий и соответствующих программных продуктов, предлагаемых на рынке. Эти информационные технологии построены на разных концептуальных уровнях, предназначены для разного типа предприятий и решаемых задач. Система ОРТIМА-WorkFlow Эта система предназначена для управления процессами создания, обработки, поиска, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. ОРТIМА-WorkFlow нормализует работу с документами, циркулирующими на предприятии. Это тот инструмент, посредством которого можно управлять громоздкой и сложной системой документооборота. Внедрение этой системы может решить следующие задачи: • повышение производительности труда; • сокращение времени, затрачиваемого на принятие управленческих решений;
• улучшение исполнительской дисциплины и снижение влияния индивидуальных характеристик персонала на выполнение процессов обработки документов; • организация единого централизованного хранилища документов с оптимальной структурой; • надежность защиты конфиденциальных данных. , хищения и умышленной порчи документов.
Рассмотрим основные функциональные возможности ОРТ1МА- • полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов — графический редактор для формирования технологических маршрутных схем с помощью описаний движения документов и технологических операций на этапах работы с этими документами. Это инструмент для создания моделей, стандартизации и оптимизации регулярно выполняющихся процессов обработки типовых документов. По существу, это разновидность САSЕ-технологии (см. разд. 13.3). Таким образом, однажды созданная схема становится основой для автоматизации и управления выполнением различными исполнителями цепочки взаимоувязанных работ; • контроль соблюдения требований к работе с документами — контроль исполнения поручений — создание документа специализированного формата «документ на контроле», помещаемый на «Электронную доску объявлений». Эти документы доступны исполнителям только в той части, в которой эти исполнители задействованы. Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием подлежащего исполнению поручения, но и внести непосредственно в документ сведения о ходе исполнения, фактах обращения к контролеру, отметить выполнение поручения и т.д. Документ не рассылается в адрес всех упомянутых в нем контролеров, ответственных исполнителей и соисполнителей. В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уведомлений о постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, а также механизма сбора статистики о ходе исполнения и состоянии исполнительской дисциплины. Эти механизмы полностью интегрированы с современными приложениями пользователей MS Outlook и МS Ргоjесt;
динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации — механизмы настройки процедуры обработки документа или метода его регистрации. Это позволяет оперативно отслеживать изменения методологии и стандартов ведения делопроизводства, подстраиваться под специфику любого нового типа документов, динамически наращивать нормативно-справочные данные, оптимизировать процедуры документооборота/ создание любых форм отчетности и полное присоединение разработанных макетов отчета к системе при помощи программного модуля Seagate Crystal Report — создание различных форм отчетности. Каждый новый макет отчета добавляется к системной библиотеке отчетов. При этом могут быть определены права его использования конкретными пользователями. Выполнение отчета может быть инициировано непосредственно с АРМ пользователя. работа в распределенных корпоративных сетях — поскольку хранение объектов обработки организовано в системе на базе использования современного почтового сервера MS Exchange, то процесс обработки документов становится единым и прозрачным для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для совместной многоэтапной обработки документов исполнителями, находящимися на разных территориях, не требуется их постоянное присутствие или прямое общение. Система обладает средствами для того, чтобы каждый исполнитель вовремя выполнил свою работу; индивидуальная настройка интерфейса рабочего места пользователя — интерфейс и функции рабочего места пользователя могут быть легко настроены в соответствии с требованиями к конкретному рабочему месту и конкретным должностным обязанностям пользователя системы документооборота.
Система БОСС-Референт. Разработана компанией АйТи на платформе Lotus Notes/Domino и предназначена для автоматизации бизнес-процессов, связанных с электронным документооборотом, делопроизводством и постановкой работы офиса. Система БОСС-Референт ориентирована на удовлетворение потребностей разных категорий сотрудников как государственных, так и коммерческих организаций вне зависимости от масштаба деятельности. Платформа Lotus Notes/Domino, используемая системой БОСС-Референт, стала симбиозом клиент-серверной СУБД, управляющей распределенными документоориентированными БД коллективного доступа, и электронной почты корпоративного масштаба. Lotus Notes/Domino обеспечивает также календарное планирование, проведение конференций в реальном времени, реплицирование данных и защиту информации, разработку и внедрение прикладных систем для коллективной работы и интеграции с реляционными СУБД и ЕRР-системами, а также возможность применения интернет- и веб-технологий. Система БОСС-Референт обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов: • автоматизация документационного обеспечения управления: ^ обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции; ^ формирование и исполнение поручений; ^ контроль исполнительской дисциплины; ^ согласование документов; ^ информирование и сбор мнений сотрудников; ^ контроль договоров; ^ поддержка защищенного документооборота; • автоматизация деловых процедур, обеспечивающих эффективную ^ обеспечение работы сервисных служб; -заказ пропусков, организация совещаний и др. • создание единого информационного пространства организации: ^ маршрутизация и доставка информации; ^ поддержка задач управления знаниями; ^ структурированное хранение, управление доступом и поиск информации; ^ формирование широкого спектра отчетов по любым БД Lotus Notes с помощью генератора отчетов Report`Man;
• высокотехнологичная архитектура: ^ самостоятельная адаптация СДОУ к любым изменениям структуры организации; Примером другой системы электронного документооборота является программа «1С: Электронный документооборот». Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов; контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, имеющих древовидную структуру. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически: автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает несколько списков документов: «на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.
Дата добавления: 2014-01-13; Просмотров: 347; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |