КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Эти операции выполняет: · служба ДОУ; · секретарь; · помощник руководителя; · должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Технология контроля включает: 1) вынесение руководителем решения об исполнении документа (кем, в какие сроки); 2) постановка на контроль проставлением на документе реквизита «отметка о контроле» и соответствующей отметки в РКК; 3) доведение документа до исполнителя; 4) предварительная проверка хода исполнения (промежуточный контроль); 5) контроль по существу исполнения; 6) информирование руководителя об исполнении; 7) снятие с контроля (решение принимает руководитель); 8) обобщение результатов контроля за исполнением документов. Решение о контроле и сроках исполнения руководителем может быть изложено: · в резолюции руководителя; · в тексте распорядительного документа; · в тексте протокола, если решение принималось коллегиально. Сроки исполнения документов могут быть: · типовые (директивные), установленные нормативными актами; · индивидуальные, установленные организационно-распорядительным документом или резолюцией. Результаты исполнения документа указываются на самом документе в реквизите «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Также отметка ставится в РКК. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются с целью повышения исполнительской дисциплины и рационализации управления. Особому контролю подлежит исполнение жалоб, предложений, заявлений граждан. 3. Учетным документом в организации является номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Различают номенклатуры: · типовая; · примерная; · конкретная. На основе номенклатуры дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел, которая ежегодно уточняется и утверждается руководителем организации. Назначение номенклатуры дел: · служит классификатором документов; · позволяет быстро найти необходимый документ; · является основанием для проведения экспертизы ценности документов, составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного срока хранения. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться следующими нормативно-методическими актами: 1. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. 2. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477. 3. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 4. Общероссийский классификатор управленческой документации. 5. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, изданный в 2000 году. 6. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. 7. Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел (методическое пособие, изданное в 1990 году). 8. Типовые и примерные номенклатуры дел. Также используются локальные нормативные акты организации: · устав; · положения о структурных подразделениях; · структура и штатная численность;
· Табель унифицированных форм документов. Организация работы по составлению номенклатуры дел включает: - принятие решения об издании приказа, в котором указываются исполнитель, руководитель, срок подготовки номенклатуры и пр.; - разработка плана оргмероприятий, который прилагается к приказу; - проектирование номенклатуры, согласование, подписание, утверждение; - введение в действие; - рассылка в структурные подразделения заверенных выписок из номенклатуры. Порядок разработки номенклатуры дел организации включает операции: 1) поручение руководством службе ДОУ подготовить проект номенклатуры; 2) выяснение наличия типовых примерных номенклатур дел; 3) консультации с архивными органами, заключение при необходимости договора; 4) подготовка проекта номенклатуры на основе анализа результатов предпроектного обследования документации; 5) согласование с руководителями структурных подразделений, юридической службой, архивом организации; 6) подписание руководителем службы ДОУ; 7) если организация является источником комплектования государственных архивов, то после подписания номенклатура дел вносится на рассмотрение экспертной комиссии организации (ЭК) и экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения; 8) номенклатуры дел организаций, не являющиеся источником комплектования государственных архивов, согласовываются с ЦЭК (ЭК) вышестоящих организаций и могут согласовываться с ЭПК архивных учреждений на договорной основе; 9) утверждение номенклатуры дел руководителем или приказом. Приказ следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях (введение в действие, ответственность и пр.). Утверждается номенклатура ежегодно в конце текущего календарного года; 10) регистрация номенклатуры дел; 11) вступление в силу номенклатуры с 1 января нового календарного года; 12) выписки из утвержденной номенклатуры заверяются руководителем службы ДОУ и рассылаются в структурные подразделения для заведения дел (желательно за 3 месяца до начала нового календарного года); 13) в случае изменения функций организаций, правового статуса номенклатуры дел подлежат переоформлению;
14) контроль за внедрением, использованием номенклатуры структурными подразделениями в практике делопроизводства осуществляется службой ДОУ. 15) согласование номенклатуры дел с архивным учреждением осуществляется не реже чем раз в пять лет. Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре службы делопроизводства. Правила оформления номенклатуры дел следующие: 1. Это многостраничный документ. Первый лист оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами, начиная со второй, посредине верхнего поля листа. 2. Номенклатура дел печатается, а затем, после утверждения, тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй используется как рабочий для копирования и заведения дел в данном подразделении, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в Государственном архиве. 3. Составляют номенклатуру по форме, установленной Основными правилами работы ведомственных архивов (Приложение №11, №12). Табличная форма текста содержит пять граф: графа 1 – индекс дела (состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела), например, 07–03; графа 2 – заголовок дела, тома, части (составляется на основе Типового перечня документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения или определяется экспертным путем); графа 3 – количество дел, томов, частей (графа заполняется в конце года); графа 4 – срок хранения дела, тома, части (берется из Типового перечня документов); графа 5 – примечание (заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел, проставляются отметки службой ДОУ о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел, о выделении дел к уничтожению, делаются пометки с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа в электронной форме).
4. В конце года в номенклатуре дел заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи указывается должность лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи. 5. При определении сроков хранения могут применяться следующие варианты – постоянные или временные (один, три, пять, пятнадцать, семьдесят пять лет). Сроки устанавливаются в зависимости от значимости документов и исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дел. Например, срок хранения дел, законченных делопроизводством в 2007 году, исчисляется с 1 января 2008 года. 4. Формирование и текущее хранение дел – очередной этап работы с документами после их исполнения. Дело – это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку[1]. Дела формируются в соответствии с номенклатурной дел в структурных подразделениях с начала года. Используются также нормативные акты: 1) Основные правила работы архивов организаций; 2) Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; 3) ГСДОУ; 4) Инструкция по делопроизводству конкретной организации. Дела формируются с соблюдением правил: - помещать в дело можно только исполненные документы и в соответствии с заголовками дел; - не следует включать в дело документы с разными сроками хранения (постоянного и временного); - дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов их количество указывается в номенклатуре дел в конце года. Индекс дела проставляется на каждом томе; - в дело включаются документы, соответствующие заголовку; - внутри дела документы располагаются в логической и хронологической последовательности с приложениями; - приказы по личному составу группируют отдельно от приказов по основной деятельности; - приказы по личному составу формируются в дела в соответствии с установленными сроками. Например, не следует объединять в одно дело приказы о приеме на работу и о переводе. Обложка дела оформляется по ГОСТ 17914–72 и должна содержать информацию: · наименование организации (полное и сокращенное), с указанием подчиненности; · наименование структурного подразделения; · индекс дела по номенклатуре; · заголовок дела (переносится из номенклатуры дел); · срок хранения; · начало и окончание ведения дела в текущем делопроизводстве. Дела хранятся в структурных подразделениях (в шкафах, сейфах) в вертикальном положении. Располагаются в соответствии с номенклатурой. На корешках обложек указываются индексы дел. В случае извлечения документов из дела вставляется лист-заместитель, если выдается все дело, заполняется карта-заместитель. Документы и дела выдаются только ответственными за их формирование должностными лицами на срок не более одного месяца. Для этого должно быть разрешение руководителя организации. В случае изъятия подлинника документа по требованию компетентных органов (например, прокуратуры) составляется акт, а на его место подшивается заверенная копия. 5. Одним из важнейших этапов работы с документами является экспертиза ценности документов, в ходе которой осуществляется: 1) оценка документов; 2) отбор на государственное хранение; 3) установление сроков хранения на основе принятых критериев; 4) выделение документов, сроки которых истекли, к уничтожению. Нормативные акты, регламентирующие проведение экспертизы: 1. Федеральный закон Российской Федерации от 01.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 2. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477. 3. Основные правила архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. 4. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем федеральной архивной службы России от 06.10.2000. 5. Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации, утвержденное приказом Росархива от 17.03.1988 № 19. 6. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1955 № 2. 7. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03–33/пс. 8. Государственная система документационного обеспечения управления. 9. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Ценность разных документов неодинакова. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЭК. Анализируется содержание документов, находящихся в деле. Особенно внимательно рассматриваются документы постоянного и длительных сроков хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются: · опись дел постоянного срока хранения; · опись дел временного (свыше 10 лет хранения); · опись дел по личному составу; · акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. По описям документы передаются в архив организации. Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации, а описи дел постоянного срока хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме, подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и, после утверждения ЭПК архивного учреждения, удостоверяется руководителем организации. Акт подшивается в дело, хранится постоянно в архиве организации. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов: 1) в делопроизводстве организации при разработке номенклатуры, формировании дел, передаче их в архив и при уничтожении; 2) в архиве организации при выделении к уничтожению и передаче в государственный архив; 3) в государственном архиве проводится целевая экспертиза, оценка также осуществляется при переработке описей для архивных фондов. Принципы оценки ценности документов: историзм, всесторонность, комплексности. Система критериев оценки документов: 1) критерии происхождения - роль, значимость документов; - время, место создания; 2) критерии содержания - значимость отраженных в документах событий; - повторяемость информации в документах; - целевое назначение документов; - вид и разность документов; 3) критерии внешних особенностей документов - юридическая сила документа (наличие всех реквизитов); - наличие отметок; - особенности материального носителя и физического состояния документа. Важным критерием является информация, содержащаяся в документе. Функции по проведению экспертизы ценности документов выполняют экспертные комиссии: · в министерствах и ведомствах – ЦЭК; · в организациях – ЭК. ЦЭК и ЭК – постоянно действующие совещательные органы, состоящие из специалистов подразделений, заместителя руководителя, руководителей службы ДОУ, архива и др. Заседания ЦЭК и ЭК протоколируются. 6. Подготовка дел и порядок передачи в архив. Различают полное и частичное оформление дела. Полному оформлению подлежат дела: · постоянного хранения; · временного (свыше 10 лет) срока хранения; · по личному составу. Операции по полному оформлению дела: · подшивка (на четыре прокола) и переплет дела. Ценные документы не вшиваются, а вкладываются в конверты (трудовые книжки, документы об образовании); · нумерация листов в деле карандашом в правом верхнем углу; · составление заверительной надписи дела (указывается № дела, количество подшитых и пронумерованных листов, подпись должностного лица). Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне листа последнего документа запрещается; · составление при необходимости внутренней описи дела, которая вшивается в начале дела; · окончательное оформление дела в соответствии с ГОСТ 179–72. Передача дел в архив проводится ежегодно согласно графика, утвержденного руководителем организации. Дела принимаются в архив по описям, каждая из которых заверяется подписями руководителя архива и лица, передающего дело, указывается цифрой и словесно фактическое количество дел, переданных в архив, номера отсутствующих дел. Проставляется дата приема-передачи дел.
Выводы по теме: 1) За организацию документооборота ответственна служба ДОУ. 2) Документооборот состоит из трех документопотоков: входящие, исходящие, внутренние. · Все входящие документы подвергаются экспедиционной обработке и регистрируются, после чего передаются руководителю на рассмотрение и в структурные подразделения для исполнения. · Исходящие документы отправляются в другие организации или органы государственной власти. В деле организации должна оставаться копия исходящего документа или второй его экземпляр. 3) В организации необходимо вести аналитическую работу, учет объема документооборота с целью его оптимизации и рационализации. 4) В инструкции по делопроизводству организации регламентируются все технологии работы с документами, в том числе и с электронными. 5) Систематизация исполнительных дел осуществляется на основе номенклатуры дел, которая ежегодно уточняется и утверждается руководителем, вступает в силу с 1 января нового календарного года. · Дела заводятся и хранятся в структурных подразделениях. Основание для заведения дел – номенклатура. · В организациях обязательно наличие ЭК. Экспертная комиссия совместно со службой ДОУ организует проведение экспертизы ценности документов. · Передача в установленном порядке дел осуществляется по описям. · При уточнении заголовков дел составляются акты.
Глава 2. Конфиденциальное делопроизводство
Дата добавления: 2014-12-27; Просмотров: 881; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |