Сортування

Створення таблиць

Для створення окремої таблиці потрібно:

1. У вікні бази даних активізувати вкладинку Таблицы.

2. Натиснути кнопку Создать.

3. Відкривається вікно діалогу “ Новая таблица ”. В ньому слід вибрати один із способів створення таблиці. Рекомендується вибрати Конструктор і натиснути ОК.

4. Відкривається вікно діалогу, в якому виконується створення та редагування структури таблиці (рис.1.).

При цьому в колонці “ Имя поля ” вводяться імена полів, що були визначені на етапі розробки структури таблиці, а в колонці “ Тип данных ” їх тип (тип даних вибирається із списку).

5. Створюється первинний ключ таблиці. Для цього потрібно виділити поле, що згідно зі структурою таблиці є ключовим полем (в даному прикладі поле Код), а потім на панелі інструментів натиснути піктограму Ключ (або в меню слід вибрати Правка Þ Ключове поле).

6. Зберігається структура таблиці натисненням піктограми Сохранить (або в меню слід вибрати Файл Þ Сохранить). Відкривається вікно діалогу, в якому зазначається назва таблиці (в даному прикладі Фірми).

7. Таблиця закривається (кнопка ).

Рис. 1 Структура таблиці Фірми

2.3. Редагування структури таблиці

Після створення таблиці її структуру можна відредагувати. При цьому можна змінити ім’я якогось поля, добавити нове поле, вилучити поле, змінити порядок розташування полів.

Щоб відредагувати структуру таблиці, потрібно:

1. Виділити ім’я таблиці в вікні бази даних (в нашому прикладі Фірми).
2. Натиснути кнопку Конструктор.

При цьому, якщо таблиця містить дані, то при зміні структури таблиці Access попередить про те, що дані можуть бути загублені.

Щоб змінити ім’я поля, потрібно ввійти в режим конструктора. Виділити ім’я потрібного поля і внести зміни.

Щоб вставити нове поле, потрібно установити курсор на те поле, перед яким потрібно вставити нове поле, потім в меню вибрати Вставка Þ Строки. З’являється пустий рядок, куди вводимо ім’я нового поля.

Щоб вилучити поле, потрібно його виділити і натиснути клавішу Delete.

Щоб змінити порядок розташування полів, потрібно:

- перейти на рядок з описом поля, яке слід перемістити, і натиснути область вибору поля (вона знаходиться зліва від імені поля). При цьому виділяється весь рядок;

- натиснемо ще раз область вибору поля і не будемо відпускати ліву кнопку миші. Під курсором з’явиться малий прямокутник (пунктирний);

- перенесемо весь рядок так, щоб він опинився прямо над тим полем, перед яким потрібно його розмістити;

- відпустити кнопку миші.

Щоб перевизначити поле первинного ключа, потрібно виділити нове поле і натиснути піктограму Ключ .

2.4. Режим заповнення таблиці. Ввод і редагування даних.

1. Щоб заповнити даними таблицю, структура якої створена, потрібно:

2. Активізувати вкладинку Таблицы в вікні бази даних.

3. Виділити потрібну таблицю.

4. Натиснути кнопку Открыть.

З’явиться вікно таблиці, в рядки якої потрібно вводити дані (рис.2). При цьому поле лічильника заповнюється автоматично. Після того, як усі дані будуть введені, таблицю потрібно закрити. При цьому всі дані зберігаються автоматично.

Щоб відредагувати записи, потрібно:

1. Відкрити потрібну таблицю.
2. Знайти потрібний запис і внести до нього зміни.

Щоб вилучити запис, потрібно його виділити і натиснути клавішу Delete.

Дані типу Счетчик не редагуються.

Рис.2. Таблиця Фірми

2.5. Відкриття існуючої бази

Щоб відкрити існуючу базу даних, потрібно:

1. Завантажити Microsoft Access.

2. У вікні діалогу вибрати пункт Открыть базу данны і вибрати із списку ім’я потрібної бази і натиснути ОК або, якщо вікно Access уже знаходиться на екрані, потрібно в меню Файл вибрати пункт Открыть. З’являється вікно Открытие файла базы данных, в якому слід вибрати потрібний диск, відкрити потрібну папку, вибрати потрібний файл і натиснути кнопку Открыть.

2.6. Пошук і заміна даних

Замінимо назву міста Дніпропетровськ в таблиці Фірми на Катеринослав. Для цього:

1. Відкриємо таблицю Фірми.

2. Виділимо мишкою поле Місто.

3. Виконаємо команду Правка Þ Заменить.

4. В поле Образец введемо Дніпропетровськ.

5. В поле Заменить на введемо Катеринослав.

6. В полі Совпадение із списку виберемо Поля целиком.

7. Задаємо параметри пошуку і натискуємо кнопку Найти далее. Знайдені дані будуть виділені.

8. Натискуємо кнопку Заменить. При цьому перше знайдене значення буде замінене. Потім – Найти далее. І так - до кінця. Кнопка Заменить все дозволяє відразу замінити всі значення. Відмінити цю операцію неможливо.

Сортування в базі потрібне для більш зручного доступу до даних. Сортування може бути за зростанням і за убуванням. Сортування за зростанням для текстового поля означає розташування записів за алфавітом, для числового поля – від меньшого до більшого, для дати – від самої давньої до останньої. За убуванням – навпаки.

Щоб відсортувати таблицю Фірми по полю Прибуток за зростанням, потрібно:

1. Відкриваємо таблицю Фірми.

2. Виділяємо поле Прибуток.

3. Виконаємо команди Записи Þ Сортировка Þ Сортировка по возрастанию. В результаті отримаємо таблицю відсортировану по полю Прибуток.

4. При закритті таблиці можна зберегти зміни, а можна залишити все в попередньому порядку.

2.8. Створення запитів

Головне призначення бази даних – це зберігання і надання інформації. Запит в Access – це вимога надати інформацію, що зберігається в базі даних. Access включає багато типів запитів. Найпоширенішим типом запиту є запит на вибірку. Access витягає записи на основі запиту і формує результуючий набір даних. Після закриття запиту результуючий набір даних цього запиту припиняє своє існування. При збереженні запиту зберігається тільки структура запиту. При кожному виконанні запит звертається до таблиць бази даних і знову створює результуючий набір даних.

Після створення таблиці і введення в неї даних можна приступити до створення запиту. Для цього потрібно:

1. В вікні бази даних активізувати вкладинку Запросы.
2. Натиснути кнопку Создать.

При цьому з’являється вікно діалогу Новый запрос, в якому пропонується 5 способів створення запиту.

1. Виберіть спосіб Конструктор і натисніть ОК.

При цьому Access відкриває два вікна: діалогове вікно Добавление таблицы и вікно конструктора запитів.

У вікні Добавление таблицы потрібно вибрати таблиці для запитів:

1. Вибрати мишкою потрібну таблицю.
2. Натиснути кнопку Добавить.
3. Натиснути кнопку Закрыть.

При цьому вибрана таблиця з’явиться у верхній частині вікна конструктора запитів.

1. В нижній частині вікна конструктора запитів вибираємо із списку потрібні поля.
2. В полі Условие отбора записуємо умову (чи умови) для вибору записів.
3. Закриваємо вікно конструктора запитів (кнопка ).
4. З’являється вікно з питанням чи зберегти структуру запиту. Натискуємо кнопку Да.
5. З’являється вікно Сохранение, в якому задаємо ім’я запиту і натискуємо ОК.
6. Відкриваємо цей запит (мишкою виділяємо його і натискуємо кнопку Открыть) і бачимо відібрані записи.

Приклад 1. Створити запит на вибір із бази даних FIRMA записів про фірми, що знаходяться в м.Дніпропетровьку (назва фірми, адреса, номер телефона).

Щоб створити цей запит, у вікні конструктора запитів потрібно вибрати із списку потрібні поля і в полі Условие отбора задати умову для вибору записів (рис.3).

Рис.3. Вигляд вікна конструктора запитів для прикладу 1.

Приклад 2. Створити запит на вибір із бази даних FIRMA записів про фірми, які були засновані пізніше 1 січня 1996 року (назва фірми, адреса, номер телефона, дата заснування). Вікно конструктора запитів матиме вигляд (рис.4).

Рис.4. Вигляд вікна конструктора запитів для прикладу 2.

Приклад 3. Створити запит на вибір із бази даних FIRMA записів про фірми, які були засновані в 1996 і 1997 роках (назва фірми, адреса, номер телефона, дата заснування).

Рис.5. Вигляд вікна конструктора запитів для прикладу 3.

Приклад 4. Створити запит на вибір із бази даних FIRMA записів про фірми, які знаходяться в Дніпропетровську і були засновані пізніше 1 липня 2000 року (назва фірми, адреса, номер телефона, дата заснування).

Рис.6. Вигляд вікна конструктора запитів для прикладу 4.

Приклад 5. Створити запит на вибір із бази даних FIRMA записів про фірми, які знаходяться в Києві і мають прибуток більше 3 млн, або знаходяться в Дніпропетровську і мають прибуток більше 1 млн (назва фірми, адреса, номер телефона, прибуток).

Рис.7. Вигляд вікна конструктора запитів для прикладу 5.

Приклад 6. Створити запит на вибір із бази даних FIRMA записів про фірми, які розташовані в Дніпропетровську і назва яких починається літерою К (назва фірми, адреса, номер телефона).

Рис.8. Вигляд вікна конструктора запитів для прикладу 6.

Приклад 7. Створити запит на вибір із бази даних FIRMA записів про фірми, які не розташовані в Дніпропетровську (назва фірми, адреса, номер телефона).

Рис.9. Вигляд вікна конструктора запитів для прикладу 7.

2.9. Створення звітів

Звіти в Access призначені для створення вихідних документів бази даних, що повинні бути надруковані. Щоб створити звіт, потрібно:

1. У вікні бази даних активізувати вкладинку Отчеты.

2. Натиснути кнопку Создать, після чого відкривається вікно діалогу Новый отчет, в якому вибирається один із способів створення звіту (рекомендується вибрати Мастер отчетов).

3. Із списку вибирається джерело даних (це може бути таблиця або запит, що створені в базі даних) і натискається кнопка ОК.

4. З’являється вікно Создание отчетов, в якому необхідно вибрати поля, що будуть задіяні в звіті. Для цього використовуються кнопки: > (додати виділене поле), >> (додати всі поля), < (вилучити виділене поле), << (вилучити всі поля).

5. Натискається кнопка Далее. Вибирається тип подання даних: чи буде виконуватися групування даних.

6. Натискається кнопка Далее. Визначається необхідність сортування даних у звіті.

7. Натискається кнопка Далее. Визначається макет подання даних у звіті та орієнтація звіту на сторінці.

8. Натискається кнопка Далее. Визначається зовнішнє оформлення звіту.

9. Натискається кнопка Далее. Зазначається назва звіту.

10. Натискається кнопка Готово.

Дата добавления: 2015-05-09