Проекты

Организация

Внешние квадраты со скруглёнными углами диаграммы рабочего процесса представляют собой восемь отдельных категорий напоминаний и материалов, которые станут результатами вашей организации "разного". Вместе они составляют единую систему организации всей обработанной информации.

Материалы, с которыми работать нельзя, можно отнести к одной из трёх категорий: мусор, отложенные дела и хранилище справочной информации. Если не требуется никаких действий, смело выбрасывайте этот материал, отложите его для последующего пересмотра или сохраните так, чтобы вы могли при необходимости к нему обратиться. Для управления вещами, с которыми можно работать, вам понадобится список проектов, хранилище или отдельные файлы для планов по проекту и сопутствующих материалов, ежедневник, список напоминаний о следующих конкретных действиях и список напоминаний о вещах, которых вы ожидаете.

Всё это должно быть как-то организовано физически. Когда я говорю о "списках", я подразумеваю некоторый лист с напоминаниями, который можно просмотреть, будь то листок из блокнота или раздел компьютерной программы. Например, список текущих проектов можно держать в ежедневнике, можно в наладоннике в разделе "To Do", или в файле с названием "Список Проектов". Напоминания об отложенных вещах (таких как "В марте я позвоню моему агенту, чтобы назначить встречу") могут храниться в бумажном ежедневнике, или в компьютерной программе аналогичной функциональности.

Я определяю проект как некий желаемый результат, для достижения которого необходимо проделать более одного действия. Это значит, что некоторые небольшие дела, которые вы не привыкли считать отдельными проектами, всё-таки попадут в ваш список проектов. За один шаг нельзя выполнить что-то целиком и поэтому необходимо поставить напоминание, что дело ещё не завершено — вот причина, по которой я дал такое определение. Если же у вас нет хранилища для организации напоминаний о таких проектах, они осядут в вашей памяти. Можно также рассматривать этот список как список "открытых вопросов".

Пример фрагмента "Списка Проектов"

Найти нового менеджера по персоналу

Венчурный видеопроект

Отпуск в августе

Сделать новый обучающий диск

Уволить внештатных сотрудников

Составить расписание семинаров на следующий год

Опубликовать книгу

Сформулировать основную идею выступления

Завершить апгрейд компьютера

Переписать завещание

Научиться пользоваться видеоконференциями

Закончить распределение бюджета

Завершить новую линию продуктов

Согласовать условия трудоустройства

Разобраться с новой компьютерной программой организации контактной информации

Поставить фонари в саду за домом

Установить формальные отношения с Южно-Американским отделом

Сделать копии статьи журнала Fortune

Найти публициста

Закончить высаживание растений в саду

Закончить разработку правил поведения персонала

Купить новое кресло в гостиную

Не надо распределять проекты в каком-то особенном порядке, по размеру или по приоритетам. Они все просто должны быть на одном листе, чтобы вы регулярно смогли их просматривать и проверять, правильные ли были приняты решения относительно конкретных следующих действий по каждому из них.

Вы не выполняете проект; вы можете выполнять только конкретные действия, к нему относящиеся. Когда вы предпримите достаточное количество верных действий, и ситуация в результате уже достаточно приблизится к той, которую вы изначально представляли, вот тогда вы сможете сказать, что проект завершён. Список проектов — это набор финишных линий, которые мы сами себе устанавливаем, чтобы не позволять нашим конкретным следующим действиям отклоняться от выбранного курса.

Дата добавления: 2015-06-28