КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Определение основных терминов и понятий в документации
Постановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983 № 5231 по делопроизводству и архивному делу утверждён ГОСТ 16487-83 Термины и определения. В связи с введением в действие с 1 января 1999 г. Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28, настоящий Стандарт фактически прекратил действие на территории Российской Федерации. Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов-синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены "Ндп". Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий. Основные термины и определения приведены в таблице ниже. Не приведённые термины и определения можно взять в приложении к конспекту.
Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Наряду с ней широко используются и электронные носители, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа: имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего 30), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения; так и в целом в стране. В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей; это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в как рамках государства, так и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются: · организационно-правовая документация; · плановая документация; · распорядительная документация; · информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; · отчетная документация; · договорная документация; · документация по обеспечению кадрами (по личному составу); · документация по обеспечению финансами (бухучет и отчетность); · документация по материально-техническому обеспечению; · документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения; · документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении — система медицинской документации, в вузе — система документации по высшему образованию и т. д.).
По срокам хранения документы делятся:
· постоянного (бессрочного) хранения; · длительного срока хранения (свыше 10 лет); · временного хранения (до 10 лет).
По степени гласности документы делятся на: обычные, секретные (с грифами выносимыми в правый верхний колонтитул: для служебного пользования, конфиденциально, секретно и т.п.). По юридической силе документы делятся на: подлинные (действительные и недействительные), подложные. По способу изложения документы делятся на: примерные, индивидуальные, типовые. По роду деятельности документы делятся на: банковские, статистические, внешнеторговые, организационно-распорядительные и др. По форме документы делятся на: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и проформы и др. По происхождению документы делятся на: именные (личные), служебные (предприятия). По срокам изготовления документы делятся на: срочные и несрочные. По наименованию документы делятся на: приказ, письмо, протокол, акт и др. По степени сложности документы делятся на: простые (один вопрос), сложные (два и более вопросов). По месту составления документы делятся на: внутренние, внешние, которые делятся на входящие и исходящие. Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Документационное обеспечение предприятия предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это использование документооборота учреждения, хранение документов в текущей деятельности. Документооборот организации — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др. Одна из важнейших функций в организации работы с документами - учет документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения. Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборот и др., — обозначают основные понятия научной дисциплины. Наряду с рассмотренными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучаемой предметной области. Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ, зафиксированная в государственном стандарте - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 соответствует термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую, составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информационное обеспечение», «лингвистическое обеспечение».
Дата добавления: 2014-01-03; Просмотров: 1498; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |