Цели и процедуры контроля цикла приобретения

Для любой системы финансово-хозяйственной деятельности организации характерны следующие цели контроля:

· Только санкционированные операции сразу же регистрируются в правильной сумме на соответствующем счете и в соответствующий отчетный период;

· Доступ к активам возможен только на основании соответствующего разрешения;

· Отраженные активы соответствуют фактическому наличию активов.

Достижение вышеуказанных целей возможно при выполнении определенных контрольных процедур, таких как:

· Последовательная нумерация документов с последующей проверкой на предмет полноты;

· Сбор информации по группам счетов и других итоговых показателей на стадии ввода с последующей проверкой на предмет полноты и точности выходных данных;

· Ведение контрольных счетов, чтобы убедиться в полноте и точности записей в бухгалтерских регистрах учета.

Для достижения целей контроля цикла приобретения необходимо убедиться, что:

a) Заказы на приобретаемые товары (услуги) были сделаны в соответствии с утвержденной производственной программой;

b) Заказы на приобретаемые товары (услуги) производятся только по мере необходимости для ритмичной деятельности компании и передаются соответствующим поставщикам;

c) Качество, количество и условия приобретения полученных товаров (услуг) систематически проверяются;

d) Счета–фактуры и сопроводительная к ним документация тщательно проверяются и утверждаются как действительные;

e) Все действительные операции, относящиеся к торговой кредиторской задолженности своевременно и точно находят отражение в бухгалтерском учете.

Для достижения выше поставленных целей контроля оправдано выполнение соответствующих процедур контроля в процессе выполнения определенных операций цикла приобретения:

1.Заказы

a) Заявки на покупку должны быть завизированы уполномоченным на то лицом;

b) На все заказы должно быть получено разрешение ответственного должностного лица, рамки полномочия которого должны быть определены предварительно;

c) Все заказы должны оформляться на официальных документах с указанием реквизитов поставщика, количество и цены товара;

d) Копии заказов должны сохраняться для осуществления контроля за сроками поставки товара;

e) Крупные сделки (капитальные вложения) должны быть санкционированы решением Совета.

2. Прием товара

a) Прием товаров должен осуществлять специальный торговый отдел (отдел снабжения);

b) Количество и качество всех товаров должно в обязательном порядке проверяться. Все полученные товары должны оформляться соответствующим документом (приемным актом), заверенным ответственным должностным лицом.

c) Приемные акты должны сверяться с заказами на покупку. Любые несоответствия (качество, количество, цена) должны найти отражение в документах с обязательным уведомлением поставщика. Должна прослеживаться последовательность нумерации в приемных актах, периодически проверяться полнота записей в них.

3. Выписка счетов-фактур и возврат товаров

a) Счета-фактуры на приобретенные товары должны быть завизированы несколькими уполномоченными на то лицами с последовательным присвоением серийных номеров во избежание утери;

b) Счета-фактуры на приобретенные товары должны сверяться с приемными актами, после чего только могут быть подвергнуты дальнейшей обработке;

c) Итоговые суммы счетов-фактур следует сверять с заказами;

d) Разрешение на оплату счета-фактуры должно заверяться ответственным лицом, не имеющим прямого отношения к функциям заказа и получением товара;

e) Последовательность нумерации счетов-фактур должна проверяться. Счета-фактуры должны быть занесены в регистрационные книги.

f) Должен осуществляться контроль за итоговыми суммами при внесении счетов-фактур в регистрационные книги с книгами ежедневного учета покупок или журналами закупок;

g) Должен вестись учет возврата товара и проверяться кредитовые авизо, полученные от поставщика.

4. Журнал закупок и поставщики

a) Следует вести контрольный учет в журнале закупок и регулярно сверять его с данными на счетах-фактурах. Сверка должна выполняться независимыми должностными лицами;

b) Учет в журнале закупок должен вестись лицом, не связанным с получением товара, заверением счетов-фактур и текущей оплатой;

c) Отчеты поставщиков должны сверяться с данными журнала закупок.

Дата добавления: 2014-01-03