КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Понятие, свойства и признаки документа
Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения как научной дисциплины и в практике делопроизводства. На международном уровне признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.(Международная организация по стандартизации - ИСО)[i]. Мы под документом будем, как и договаривались, понимать определение, содержащееся в ГОСТе Р51141-98: документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Свойства документа 1. Дуальность, т.е. документ имеет двуединую природу, две стороны: · идеальное содержание (информация) · материальную форму (материальную форму, носитель. 2. Функциональность документа - это его предназначенность, функциональное назначение, главное в котором - передача информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т. е. он выполняет множество функций. 3.Структурность документа. Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов, информационной и материальной составляющей. Признаки документа К отличительным признакам документа относятся: 1)наличие смыслового семантического содержания, 2) знаковая и вещественная форма, 3) предназначенность для использования в социальной коммуникации, 4) наличие идентифицирующих его реквизитов. 1. Документ – это всегда носитель смысла, содержания, значения. 2.Смысл, содержание документа всегда передается знаками, той или иной знаковой системой /совокупностью знаков/, которые является его обязательным признаком. Документная информация всегда носит еще и вещественную форму.
3. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации. 4. Реквизиты документа - это совокупность обязательных данных о документе, установленных стандартом или принятым положением. Наличие реквизитов позволяет идентифицировать объект в социальной коммуникации. Кроме того, реквизиты документа помогают потребителю ориентироваться в потоке документной информации, а профессионалу — правильно ее отбирать, обрабатывать, хранить, рекламировать.
2. Структура и функции документа Структура - это внутреннее устройство чего-либо, его строение, определенная взаимосвязь составных частей, элементов какого-то объекта, напр., того же документа[ii]. Структура документа — это скоординированное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т. п., т. е. идентифицировать каждый тип и вид документа. Документ должен отвечать определенным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Для этого большинство из подсистем и элементов документа регламентированы положениями, инструкциями и т. п. Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр - необходимые сведения о документе, служащие основой для его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформлению документа и совокупности его реквизитов. Каждый документ нуждается в том или ином оформлении. Оформление документа - это придании ему законченной внешней и внутренней форм, включающее установление формата, выбор шрифта, подготовку иллюстраций. Оформление документа — это его внутренняя и внешняя структура (конструкция).
Внутренняя структура документа - это его внутреннее строение, набор взаимосвязанных элементов и частей, позволяющих более эффективно искать, воспринимать и использовать содержащуюся в нем информацию. Она объединяет документ в единое целое, подчиняет его внутренние компоненты друг другу и целому. Внешняя структура документа (конструкция) - это его внешняя форма, позволяющая идентифицировать его как вид документа. Функции документа Документ создается людьми и социально ценен прежде всего потому, что он востребован обществом и выполняет необходимые ему функции. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, задача. Документы выполняют ряд важных функций:
Кроме этих функций в литературе по делопроизводству и документоведению можно найти и другие функции: · учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; · историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох; · воспитательную функцию, поскольку дисциплинирует исполнителя, требует повышения уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус; · познавательную или когнитивную; образовательную и др.
Знание функций документа позволяет уяснить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ) и адресное (для кого создан документ — для детей, взрослых, специалистов, студентов и т. д.) назначение документа с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и адресного назначения документа зависит характер информации, содержащейся я нем, тип и вид документа.
Дата добавления: 2017-01-13; Просмотров: 690; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |