Вводное собрание

Собрания, проводимые в ходе аудита

Планирование и подготовка

Собрав все необходимую информацию, далее, ведущий аудитор должен осуществить подготовку к аудиту. Необходимо выполнить следующие процессы:

1. Определить объем работ и необходимое время – в зависимости от размеров и сложности аудита – не забывайте, что аудит стоит денег, поэтому не следует растягивать аудит во времени.

2. Заблаговременно определить даты, приемлемые для всех заинтересованных сторон. (Даты обычно согласовываются руководителем программы аудита).

3. Выбрать подход.

4. Разработать план аудита, назначив конкретные задания аудиторам группы. Избегайте жестких рамок и завышенных требований. Полезно составлять планы работы на первую и вторую половины дня. При планировании руководитель группы должен учесть работу всех смен.

5. Подготовьте рабочие документы:

- Контрольные листы

- Формы

- Стандарты

- Руководящие указания, и т.п.

6. Известите проверяемого и направьте в его адрес:

- План проведения аудита

- Расписание

- Матричную таблицу

- Контрольные листы

Опыт показывает, что до начала аудита желательно направить проверяемому максимум информации. Это поможет устранить возможные опасения и создаст атмосферу сотрудничества. Некоторые аудиторы опасаются, что предварительная рассылка контрольных листов проверяемой стороне позволит последней «подготовиться» к аудиту. И что же? Любые внесенные улучшения лишь усовершенствуют систему.

7. Если аудит проводится группой аудиторов, убедиться, что группа полностью подготовлена.

8. Получить всю необходимую для анализа документацию.

9. Информировать проверяемую сторону о необходимости проведения вводного собрания.

В процессе аудита ведущий аудитор должен провести ряд собраний, чтобы убедиться в плановом продвижении работ. Это:

- Вводное собрание.

- Заключительное совещание.

- Совместные встречи группы

Все эти собрания проводит руководитель группы. Аудитор должен быть готов к этой роли, предварительно обдумав план размещения присутствующих, список имен и фамилий и повестку собрания.

Основная цель вводного собрания – представить аудиторов группы и сообщить базовые правила работы. Аудитору необходимо рассмотреть множество вопросов, и привычка иметь под рукой готовую повестку дня, безусловно, обеспечит успех встречи и рассмотрение всех запланированных вопросов. Аудитор должен:

1. Представить группу.

2. Подтвердить имеющиеся причины проведения аудита и его область распространения.

3. Подтвердить критерии (стандарт или иное), на основании которых проводится аудит.

4. Определите: что, будет выполняться, когда и кем. Хотя программа аудита и предоставлена заранее, необходим ее краткий обзор и уточнение, не появилось ли каких-либо изменений в последний момент.

5. Разъясните, что аудит основан на выборочной проверке.

6. Сообщите проверяемой стороне, что вся информация, полученная в ходе аудита, будет рассматриваться как конфиденциальная.

7. Разъясните, каким образом будут представлены результаты аудита.

8. Разъясните, что такое несоответствия, как они классифицируются (существенные/несущественные и т.п.), и каким образом о них будет сообщаться.

9. Согласуйте статус документации системы управления качеством проверяемой стороны до начала аудита.

10. Проверьте, осведомлен ли персонал проверяемой организации о проведении аудита.

11. Обсудите вопросы техники безопасности и необходимости использования аудиторами средств обеспечения безопасности.

12. Объясните необходимость заключительного собрания, его детали, дату и цель.

13. Подтвердите информацию об обеспечении (офис, питание, и т.д.).

14. Ответьте на все вопросы, касающиеся аудита.

К сведению:

a) Руководитель группы председательствует на собрании и руководит им. Это необходимо делать вежливо, тактично и дипломатично.

b) На крупных объектах, в частности, в международных организациях внутренним аудиторам, как и внешним, могут потребоваться сопровождающие.

Дата добавления: 2015-01-03