Требования к оформлению хозяйственных документов

Документ, документооборот, классификация бухгалтерских документов

ДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТООБОРОТ В ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Основным принципом учета является документирова­ние. Хозяйственная деятельность торговых предприятий и организаций складывается из большого числа различных по содержанию финансово-хозяйственных операций, которые и отражаются в различных документах.

В торговые предприятия ежедневно поступает масса товаров, тары, огромное количество денежных средств; идет практически непрерывный процесс реализации това­ров, совершаются уценки, переоценки материальных цен­ностей, и буквально каждый шаг, каждая операция, каж­дое действие или явление отражается в определенном документе.

Согласно ГОСТ Р 1141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информа­цию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве мате­риального носителя допускается использование любого материального объ­екта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Одна­ко для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с зако­нодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Документ получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р51141-98).

Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих доку­ментов с присвоением им кодов по следующим блокам (табл. 4)

Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной опе­рации.

Оформление хозяйственных операций документами на­зывается документацией. При помощи документации про­изводится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, докумен­тация — одна из отличительных особенностей бухгалтер­ского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.

Таблица 4

Коды управленческих документов в торговле

Код	Наименование форм
	Унифицированная система организационно-распорядительной документации
	Документация по созданию организации
	Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия
	Документация по приему на работу
	Унифицированная система первичной учетной документации
	Документация по учету труда и его оплаты
	Документация по учету основных средств и нематериальных активов
	Документация по учету кассовых операций
	Документация по учету материалов
	Документация по учету результатов инвентаризации
	Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов
	Документация по учету работ в капитальном строительстве
	Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья
	Документация по учету работы строительных машин и механизмов
	Документация по учету работ в автомобильном транспорте
	Унифицированная система банковской документации
	Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций
	Унифицированная система отчетно-статистической документации
	Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий
	Отчетная бухгалтерская документация
	Регистры бухгалтерского учета
	Первичная учетная документация
	Унифицированная система документации по труду
	Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации
	Унифицированная система внешнеторговой документации

Документирование осуществляется на основании пер­вичных документов: товарно-транспортных накладных, счетов, счетов-фактур, внутренних накладных и т. д. Имен­но первичные документы являются основанием для регис­трации финансово-хозяйственных операций в учете, обо­сновывают его правильность и придают ему юридическую силу. С формой и правилами их заполнения можно озна­комиться в Положении о документах, о документооборо­те в бухгалтерском учете от 29.07.83 № 105.

Любой документ служит началом всех записей в учете, способом первичной регистрации всех хозяйственных опе­раций.

Документ — это письменное свидетельство совершения какого-либо действия либо права на его совершение и единственное законное основание для записей в учете, для осуществления бухгалтерского учета (вспомните, мы гово­рили, что бухгалтерский учет строго документален).

Существуют особые требования по заполнению доку­ментов: они должны быть оформлены надлежащим обра­зом, содержать исчерпывающие сведения о совершении того или иного действия, той или иной операции. Основ­ными требованиями являются:

— своевременность заполнения;

— реальность и достоверность записей.

Соответствие этим требованиям позволяет вести полный и качественный учет на торговом предприятии, контролиро­вать сохранность товарно-материальных ценностей. Хорошо организованное ведение документов помогает предупредить правонарушения в торговле. На торговых предприятиях до­кументы являются источниками контроля за поступлени­ем, движением и выбытием товарно-материальных ценно­стей, за выполнением плана товарооборота, издержками обращения и производственными показателями. На осно­вании документов ведется анализ хозяйственной деятельно­сти предприятия, осуществляется финансовый контроль, определяется финансовая устойчивость предприятия, его платежеспособность, вскрываются скрытые резервы, наме­чаются пути дальнейшей деятельности и перспективного развития. В этом экономическое значение документов.

Своевременно и правильно заполненные документы позволяют проверить:

— правильность совершения операций;

— надлежащее исполнение приказов, постановлений, инструкций, соблюдение действующего законода­тельства;

— выполнение основных планово-финансовых показа­телей на предприятии.

Согласно значению слова «документ», следует сказать, что своевременно и надлежащим образом оформленные Документы обладают доказательной силой и являются единственной возможностью для разрешения споров и предъявления претензий в суде.

С помощью документов осуществляется оперативное руководство хозяйственной деятельностью предприятий.

Применяют различные документы. Для учета отличи­тельных особенностей и порядка использования отдель­ных видов документов их группируют по определенным признакам.

Существует понятие классификации бухгалтерских доку­ментов. Это группировка документов по определенным при­знакам с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок состав­ления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки (табл. 5).

Таблица 5

Группировка документов по различным признакам

Признак	Виды документов
Назначение документа	Распорядительные Оправдательные Комбинированные Документы учетного оформления
Порядок составления	Первичные Свободные
Порядок отражения хозяйственных операций	Разовые Накопительные
Место составления	Внутренние Внешние
Качественные признаки	Полноценные Неполноценные

Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Такими документами являются приказы, распоряжения и т. п. Например, приказ на перетаривание, подработку или подсортировку товара, приказ на назначение и выплату премий, направление работника в командировку. Распорядительные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основа­нием для отражения их в учете.

К бухгалтерскому учету принимаются лишь оправда­тельные документы. Но если оправдательный документ составлен по операции, которая совершилась на основа­нии распорядительного документа, то хозяйственная опе­рация отражается при наличии двух документов (распоря­дительного и оправдательного). Например, работник по возвращении из командировки сдал в бухгалтерию органи­зации оправдательные документы вместе с авансовым от­четом (авиабилеты, счет на проживание в гостинице и т. п.). Однако бухгалтер примет к учету эти документы только при наличии приказа руководителя организации о направлении работника в командировку. На основании пе­речисленных документов бухгалтер отразит командировоч­ные расходы в составе расходов на продажу (по дебету ба­лансового счета 44) и уменьшит задолженность работника по полученным под отчет авансам (по кредиту балансово­го счета 71).

Оправдательные документы удостоверяют факт соверше­ния хозяйственных операций. Они являются основанием для отражения хозяйственных операций в счетах бухгалтер­ского учета. К таким документам относятся накладные, приемосдаточные акты и пр.

Комбинированные документы — это бухгалтерские доку­менты, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руко­водитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы либо главный бухгалтер разрешил внести Денежные средства в кассу). Авансовый отчет по команди­ровке является распорядительным документом (руководи­тель утверждает авансовый отчет, т. е. разрешает возмес­тить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, так как расхо­ды по командировке отражаются по одной статье расхо­дов).

Документы учетного оформления составляются для под­готовки и упрощения учетных записей. Это распредели­тельные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтер­ские справки, мемориальные ордера и т. п. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтер­ского учета, действующих положений, инструктивных ука­заний и пр.

Первичные документы составляются в момент соверше­ния хозяйственных операций и являются первым свидетель­ством их совершения. Составление первичного документа является началом учетной регистрации хозяйственных опе­раций. Первичные документы — это приходные и расход­ные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и пр. Первичные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При составлении до­кумента на бумажном носителе записи в нем можно про­изводить чернилами, химическим карандашом, шарико­вой ручкой или на пишущей машине. Запрещается использовать простой карандаш, поскольку документы хранятся в архиве определенное время и записи в них дол­жны хорошо читаться. Все строки первичного документа, которые могут быть заполнены, не должны оставаться сво­бодными. Свободные же строки прочеркиваются.

Свободные документы составляются на основании первич­ных документов. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Применение свобод­ных документов позволяет уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К свободным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведо­мости, ведомости распределения расходов и др.

Разовые документы отражают одну или несколько хозяй­ственных операций и составляются единовременно в один прием. Эти документы оформляются сразу после соверше­ния хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. Разовые документы — накладные, требования, приемосда­точные акты, приходные и расходные кассовые ордера.

Накопительные документы — это бухгалтерские доку­менты, которые составляются постепенно, в течение опре­деленного периода времени. В этих документах отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Применение накопительных документов сокращает количе­ство документов и учетных записей, так как один накопи­тельный документ заменяет несколько разовых.

Внутренние документы составляются в данной органи­зации.

Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и пр.).

Полноценным является такой документ, который состав­лен по установленной форме, имеет все обязательные рек­визиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, явля­ется неполноценным, он не должен приниматься к учету.

Документооборот должен сводить к минимуму количе­ство инстанций, через которые проходит тот или иной документ; должен полностью исключать дублирование этапов, время проверки; должен способствовать тщатель­ному контролю за сохранностью товарно-материальных ценностей.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать досто­верные данные изаполняться в момент совершения опе­рации, а если это невозможно, то по окончании операции.

На первичных документах можно отразить корреспондирующие счета бухгалтерского учета.

Форма документов играет важную роль. Удобное разме­щение реквизитов на бланках, наличие специальных мест для шифровки дает возможность полностью механизировать учет на предприятии. Такие способы обработки документов упрощают технику счета, усиливают контроль за учетом и т. д.

Упрощение счетных работ влечет за собой рационали­зацию форм документов путем унификации и стандартизации бланков документов. Унификация предполагает единообразие форм документов, т. е. разработку типовых форм бланков для отражения однородных операций (на­пример, кассовые или банковские документы). Стандартизация предполагает создание стандартных по размеру и формату бланков. Им присущи удобство в рабо­те, экономное расходование бумаги, рациональное хране­ние в архиве.

Отдельные документы имеют свои сроки хранения, это зависит от их контрольного значения. Необходимость со­хранения документов обусловливается проверкой право­мерности операций, правильности ведения учета, получения необходимых справок, проведения инвентаризаций и анализа хозяйственной деятельности.

Документы составляются в хозяйственных подразделениях организации (в управлениях, отделах, на складах и т. д.). После завершения хозяйственной операции надлежащим образом оформленные и подписанные документы передаются в бухгалтерию.

По окончании отчетного периода (месяца, квартала, года) документы переплетаются в папки и хранятся в ар­хиве организации. Архив организации — это совокупность документов, относящихся к деятельности этой организации. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.

Документооборот в бухгалтерском учете организации включает:

а) все стадии движения первичных документов:

б) движение учетных регистров, сформированных по первичным доку­ментам: от составления до сдачи в архив;

в) движение форм бухгалтерской отчетности (внутренней и внешней): составление, представление пользователям, сдача в архив;

г) движение форм налоговой отчетности: составление, представление пользователям, сдача в архив;

д) движение форм статистической отчетности, которая формируется по данным бухгалтерского учета: составление, представление пользователям, сдача в архив.

В приказе по учетной политике организации обязательно должен быть график (план) документооборота. Схематично этот график можно представить в таком виде:

Наименование документа	Лицо (лица), ответственное за составление документа
Порядок и сроки представления документа	Кто представляет документ
Кому представляют документ
Использование документа в учете

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждает график доку­ментооборота руководитель организации.

Каждая папка имеет индивидуальную надпись. Бухгал­терские документы должны храниться в сейфах или за­крытых шкафах в специальном помещении. Ответствен­ным за соблюдение правил хранения является главный бухгалтер предприятия.

Законодательство по бухгалтерскому учету содержит требования оформлять все хозяйственные операции пер­вичными документами, составленными по унифицирован­ным формам. Эти формы утверждает Госкомстат России и публикует в виде альбомов унифицированных форм. В настоящее время унифицированные формы разработаны не для всех хозяйственных операций. Например, нет уни­фицированных форм для учета наличия и движения блан­ков строгой отчетности. Организация может разработать формы самостоятельно или использовать ведомственные. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

1) форма должна быть утверждена приказом руководи­теля организации в составе учетной политики;

2) форма должна содержать следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа;

— код формы документа;

— дата составления документа;

— наименование организации, от имени которой со­ставлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за со­вершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи указанных лиц;

— расшифровка подписей должностных лиц, ответ­ственных за совершение хозяйственной операции.

Следует также отметить, что унифицированные формы бланков, содержащиеся в альбомах, носят рекомендатель­ный характер. Организация может внести в эти формы дополнительные реквизиты и показатели. Также допуска­ется изменение внешнего вида формы (расширение и су­жение строк, граф, включение дополнительных строк и вкладных листов и т. п.). Вносимые изменения должны быть оформлены приказом или распоряжением руководи­теля организации. Обратите внимание: удаление отдель­ных реквизитов и показателей из унифицированных форм не допускается.

Каждая организация должна определить круг лиц, ко­торые могут подписывать первичные документы. Перечень этих лиц утверждает руководитель организации по согла­сованию с главным бухгалтером.

Лица, составившие и подписавшие первичные доку­менты, несут ответственность за своевременное и каче­ственное оформление этих документов, а также за досто­верность содержащихся в них данных.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денеж­ными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером (либо уполномоченными ими на то лицами).

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются доку­менты, которыми оформляются финансовые вложения организации, дого­воры займа, кредитные договоры, договоры по товарному и коммерческому кредиту.

Если документ подписывает лицо, у которого нет пол­номочий на это, то такой документ считается составлен­ным от имени этого лица, а не от имени организации. Та­кое лицо будет полностью нести ответственность за последствия по совершенной операции, оформленной этим документом. Однако руководитель организации мо­жет одобрить совершенную сделку.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механиза­ции, компьютерным способом, другими средствами, обес­печивающими сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Внесение исправлений в банков­ские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься толь­ко по согласованию с лицами, составившими и подписав­шими эти документы. Зачерки­вание производится одной чертой, чтобы можно было про­читать исправленное. Рядом с исправлением надо напи­сать: «Исправлено». Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторно­го использования. Это может быть, например, дата запи­си в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штам­па «Погашено» и т. п.

На всех документах, приложенных к приходным и рас­ходным кассовым ордерам, на самих ордерах и на доку­ментах, послуживших основанием для начисления зара­ботной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (чис­ла, месяца, года).

Дата добавления: 2014-12-26