Практическая часть. Располагая базой данных можно распечатать любую таблицу, запрос или форму

Теоретическая часть

Создание отчетов

Практическая работа № 7

Располагая базой данных можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. Отчеты во многом похожи на формы и страницы доступа к данным, но служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства, поэтому учитывают параметры принтера и бумаги.

При создании отчетов, так же как и форм, существуют средства автоматического, автоматизированного и ручного проектирования. Средства автоматического проектирования реализованы в виде автооотчетов (Создать ® Автоотчет: в столбец (или Автоотчет: ленточный)).

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов со следующим алгоритмом работы:

§ в окне База данных щелкнуть на кнопке Отчет;

§ в открывшемся окне щелкнуть на кнопке Создать; появится окно Новый отчет;

§ указать имя таблицы или запроса, на основе которых создается отчет, и выбрать режим Мастер отчетов;

§ выбрать поля, данные которых будут помещены в отчет;

§ определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей, и выбрать вариант группировки;

§ задать порядок сортировки записей отчета;

§ определить вид макета и стиль его оформления.

Для создания и редактирования отчетов вручную используется режим Конструктора, в котором приемы редактирования те же, что и для форм. Для работы в режиме Конструктора:

§ в окне База данных щелкнуть на кнопке Отчет; в открывшемся окне щелкнуть на кнопке Создать; появится окно Новый отчет;

§ выбрать режим Конструктора. Окно Конструктора отчетов аналогично Конструктору форм; оно разделено на несколько областей в соответствии со стандартной структурой отчета, в которые можно ввести управляющие элементы и уровни группировки. Размещение элементов управления производится с помощью Панели элементов. При этом элементы управления выполняют функции элементов оформления, так как печатный отчет не является интерактивным объектом. Проектирование отчетов состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в создании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Задание 1. С помощью Мастера отчетов создать отчет с именем «Записная книга».

1) В качестве источника выбрать запрос «Записная книга»; из него отобрать все поля.

2) Отсортировать по алфавиту поле ФИО.

3) Выбрать макет в столбец; стиль – строгий.

Задание 2. С помощью Мастера отчетов создать отчет с именем «Ведомость».

1) В качестве источника выбрать запрос «Ведомость»; из него отобрать поля: ФИО, Начислено, Удержано, На выдачу. Отсортировать по алфавиту поле ФИО.

2) Выбрать макет табличный; стиль – деловой.

3) Вычислить итоговые суммы по полям Начислено, Удержано, На выдачу.

4) Изменить заголовок на «Ведомость на получение стипендии студентами группы», расположить его по центру, изменить размер и цвет шрифта. Изменить шрифт в верхнем колонтитуле на 12 размер, полужирный, а в области данных на 14.

5) После предварительного просмотра отчета, разместить названия полей таким образом, чтобы они были видны полностью. Провести горизонтальные и вертикальные линии между полями.

Задание 3. Создать отчет «Рассылка», выбрав тип отчета – «Почтовые наклейки».

1) В качестве источника выбрать запрос «Ведомость»; из него отобрать поля: ФИО, На выдачу.

2) Установить параметры страницы, шрифта и другие.

3) Просмотреть результат.

4) Изменить формат шрифта области выводимых данных с помощью Конструктора.

Задание 4. Создать отчет «Записная книга1» с помощью Конструктора.

1) В качестве источника выбрать запрос «Записная книга»; из него отобрать все поля.

2) Включить в область заголовка соответствующее название отчета, а в область верхнего колонтитула системную дату.

Добавление или удаление раздела в форме или отчете

Заголовки и примечания формы располагаются, соответственно, вверху и внизу формы, открытой в режиме формы, а также в начале и в конце печатной формы. Заголовки отчета и примечания отчета выводятся в начале и в конце печатного отчета. Верхние колонтитулы и нижние колонтитулы печатаются сверху и снизу на каждой выводящейся на печать странице; они не отображаются в режиме формы.

1. Откройте форму или отчет в режиме конструктора.

2. Выполните одно или несколько следующих действий.

o Для добавления или удаления заголовка и примечания формы выберите в меню Вид команду Заголовок/примечание формы.

o Для добавления или удаления заголовка и примечания отчета выберите в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

o Для добавления или удаления верхнего и нижнего колонтитула выберите в меню Вид команду Колонтитулы.

3) Оформить отчет с помощью элементов рисования Панели элементов.

Дата добавления: 2015-05-09