Пресс-конференции, их назначение и подготовка к проведению

Пресс-конференции - один из наиболее распространенных и эф­фективных способов организации связей с общественностью и пере дачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняют пресса и другие СМИ.

Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда органи­зации необходимо:

» проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;

» продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продук­цию;

» представить новую концепцию развития, вызывающую массо­вый общественный интерес;

» решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью;

» наладить личные контакты руководства организации с предста­вителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференций в подавляющем большинстве случаев являются руководители и специалисты различ­ных структур организаций и компаний, а иногда работники СМИ, ко­торые под давлением различных групп общественности желают по­лучить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующие вопросы.

l

i

Специалисты в области связей с общественностью не рекомен­дуют организовывать пресс-конференции по малозначительным по­водам, а также в тех случаях, когда обычная информация может быть передана с помощью традиционных средств (например, с помощью пресс-релизов).

До начала пресс-конференции ее организаторы должны подго­товить и разослать специальные приглашения тем представителям СМИ, которых они хотели бы видеть на данном мероприятии. Такой выборочный подход к составу участников пресс-конференции не ис­ключает, однако, того, что на ней будут присутствовать журналисты оппозиционно настроечных изданий. Организаторы пресс-конфе­ренции не должны препятствовать их участию в обсуждении наме­ченных проблем, поскольку это почти всегда отрицательно влияет на деловой имидж организации, свидетельствует о неуверенности руко­водства фирмы в правильности своих позиций, нежелании выслуши­вать острые вопросы и отвечать на критические замечания.

Представителям ежедневных изданий приглашение для участия в пресс-конференции рекомендуется высылать примерно за неделю до ее проведения с тем, чтобы у них было несколько дней для плани­рования собственной работы и подготовки к мероприятию.

Если в работе пресс-конференции предполагается участие жур­налистов из ежемесячных или ежеквартальных изданий, то сроки рас­сылки приглашений должны быть скорректированы соответствую­щим образом.

В самом приглашении следует указать:

• место, день и время проведения пресс-конференции, ее при­
мерную продолжительность;

• общую тематику пресс-конференции и перечень основных воп­
росов, предполагаемых к рассмотрению;

• фамилии и должности основных участников пресс-конферен­
ции со стороны ее организаторов.

В приглашении не рекомендуется слишком подробно перечислять и тем более комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему со­бытию.

При выборе дня проведения пресс-конференции необходимо стремиться к тому, чтобы он не совпал с днем проведения в этом же городе какого-либо другого крупного события, представляющего широкий общественный интерес и привлекающего основную массу журналистов из различных СМИ.

Средства массовой информации, получившие приглашения для участия в пресс-конференции, но не приславш ие на нее по каким-либо причинам своих представителей, не должны лишаться возможности

рассказать о данном событии на своих страницах, в радио- или теле­эфире. Поэтому организаторы пресс-конференции обычно рассыла­ют в упомянутые СМИ все необходимые материалы, а также тексты или тезисы основных выступлений участников пресс-конференции.

Руководители СМИ (особенно центральных или популярных в конкретном регионе) ежедневно получают большое количество при­глашений для своих сотрудников на ту или иную пресс-конферен­цию. Некоторые приглашения вызывают у них интерес, а другие они просто игнорируют. Именно поэтому организаторам пресс-конферен­ции необходимо учитывать, что количество разосланных приглаше­ний далеко не всегда будет совпадать с количеством посетивших ее журналистов и репортеров. В любом случае целесообразно продумать и организовать процедуру регистрации лиц, прибывающих для учас­тия в работе пресс-конференции. Это тем более полезно сделать для оценки действенности пресс-конференции по результатам анализа публикаций о ней в тех или иных изданиях и соответствующих ре­портажей в других СМИ.

Особенности проведения пресс-конференций

Важ.ное значение при проведении пресс-конференций имеют личность выступающего, его ораторские способности и знание об­суждаемого предмета. Далеко не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке. Поэтому организаторы пресс-конференции неред­ко вынуждены решать, кому доверить ведение пресс-конференции -искусному оратору, в совершенстве владеющему техникой устной речи, или же высококвалифицированному специалисту, не умеюще­му «красиво говорить», но в совершенстве знающему обсуждаемый предмет.

Разумным выходом из подобной ситуации может быть такая орга­низация пресс-конференции, при которой вступительное слово и глав­ный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист (или группа специалистов) в той или иной области.

Перед началом пресс-конференции иногда целесообразно прове­сти краткую репетицию той ее части, на которой докладчик выступает с основной речью, дополнительно проинструктировать персонал на случай непредвиденных вопросов и ситуаций. Иногда полезно за­ранее распределять некоторые вопросы (из числа предполагаемых) среди «своих» сотрудников с тем, чтобы они смогли задать их выс­тупающим в подходящий момент для смягчения трудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему. Этот прием нередко ис-

• пользуется в практике проведения пресс-конференций, однако зло-• употреблять им не стоит.

Технология проведения пресс-конференций не должна предус-' матривать беседу и обмен информацией между основными выступа­ющими и приглашенными представителями СМИ непосредственно перед началом пресс-конференции.

После завершения выступлений основных докладчиков органи­заторы (или ведущий) пресс-конференции должны объявить, что для вопросов журналистов и ответов на них отводится строго определен­ное время. В ходе пресс-конференции приглашенные представители СМИ могут задать вопросы, носящие критический, компрометиру­ющий и недоброжелательный характер по отношению к организации, проводящей данное мероприятие. Вполне понятно нежелание орга-

| низаторов отвечать на подобные вопросы. Однако отказ в данном случае гораздо менее уместен, нежели попытка смягчить вопрос, от-

| ветить на него уклончиво или неполно, перевести разговор на другую

i тему.

! Во время выступления основных участников пресс-конференции

и ответов на вопросы приглашенных журналистов и репортеров орга­низаторы пресс-конференции нередко подбрасывают заготовленные заранее «сенсационные» новости и сообщения. Подобный прием повышает интерес к происходящему мероприятию, но пользоваться. им надо осторожно и в меру.

В числе организационных вопросов подготовки и проведения пресс-конференции существенное место занимает быстрая и безоши­бочная идентификация всех ее участников. Для этого организаторы пресс-конференции должны обеспечить привлеченных сотрудников организации небольшими пластиковыми нагрудными табличками, содержащими информацию об имени и фамилии данного участника мероприятия, его занимаемой должности в компании, обязанностях по участию в пресс-конференции. По возможности такие таблички должны быть снабжены фотографией владельцев и их служебными телефонами. Перед выступающими на пресс-конференции также це­лесообразно расставить идентификационные таблички с указанием фамилий, имен и должностей.

Для повышения результативности пресс-конференции каждому из присутствующих на ней представителей СМИ должны быть вру­чены необходимые информационные материалы (пресс-релизы, фо­тографии, слайды, видео- и аудиокассеты, дискеты, каталоги, отчеты и другие документы, содержащие информацию по обсуждаемым воп­росам).

Организаторы пресс-конференции должны тщательно продумать многочисленные технические аспекты ее обеспечения (помещения, столы, стулья, освещение, исправные розетки, микрофоны, средства оргтехники, оперативная связь, место для телекамер и т. д.).

По завершении пресс-конференции организаторы обычно устра­ивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшое уго­щение (коктейль, фуршет и т. п.). Цель данного мероприятия- вовсе не налаживание дружеских контактов с представителями агрессивно настроенных СМИ, а создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.

После завершения пресс-конференции ее организаторы должны оценивать результативность проведения данного мероприятия. Для этого необходим полный и детальный анализ материалов о прошед­шей пресс-конференции, появившихся в СМИ спустя некоторое вре­мя, — как правило, это выполняется специалистами службы по связям с общественностью организации, проводившей пресс-конференцию.

Дата добавления: 2017-01-14