Современное деловое письмо

Основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, распоряжения, рекомендации и др.

Вводной, содержащей основания, причины, мотивы или цели составления документа;

21. Отметка о наличии приложения – пишется всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие. Если приложение упомянуто в тексте документа – указывается число и экземпляров, например

Приложение: на 3 л. 2 экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:

Приложение: 1. Проект договора с ОАО «Арсенал» на 5 л. в 1 экз.

2.Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

В приложении к распорядительному документу (постановление, приказы, распоряжение, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу ОАО «Арсенал»

от 18.11.2011 № 57

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Министерства финансов РФ

от 18.11.2011 № 45

22. Подпись. Обязательна для служебных документов. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия подписывает одно должностное лицо. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставят две подписи (например, в протоколе).

Подпись состоит: из наименования должностного лица, подписавшего документ; личной подписи; расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Генеральный директор ОАО «КМЗ» личная подпись В. В. Савиных

При подписании документа несколькими должностными лицами составные части данного реквизита располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью подписывающих, например:

Директор личная подпись Н. И. Сергеев

Главный бухгалтер личная подпись Е. И. Петрова

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

Председатель СПК «ЛУЧ» Генеральный директор СПК «Красный октябрь»

личная подпись В.И. Носков личная подпись А. В. Рыжов

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовывают с должностными лицами для проверки целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным, нормативным актам.

Чтобы документ имел юридическую силу в электронном виде, нужна электронная цифровая подпись.

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
личная подпись А. Г. Грязнова
23.04.20011

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.2011 № 451–805
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления страховой
компании «Планета»
от 21.06.2011 № 10

24. Визы согласования документа оформляют внутреннее его согласование. Они состоят из личной подпись визирующего, ее расшифровки и даты. Виза может быть оформлена и более полно: должность визирующего, его подпись, расшифровка подписи и дата:

Начальник юридического отдела

личная подпись А. С. Орлов

25.11.2007

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
личная подпись А. С. Орлов
25.08.2007

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

25. Оттиск печати ставят в ряде документов для заверения подлинности подписи ответственного лица. На предприятиях, как правило, бывают печати двух видов: гербовая и простые. Гербовая печать круглая, в центре изображение герба страны, а по окружности – полное название предприятия. Гербовую печать проставляют на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, доверенностях, чеках, банковских поручениях, трудовых книжках и т. д.

Простые печать бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная, прямоугольная. На них воспроизводится название предприятия или его подразделения. Ставят на справках, пропусках, копиях документов и т. д.

Место нанесения печати может обозначаться символом «М. П.» без захвата наименования должности и подписи.

При отсутствии отметки о месте нанесения печати следует проставлять ее оттиск таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Не рекомендуется ставить печать поверх личной подписи, а также ниже реквизита «Подпись» на свободном месте листа. В первом случае и подпись, и печать практически не прочитываются, во втором – возникают подозрения, что печать была поставлена до подписания документа ответственным должностным лицом.

26.Отметка о заверении копии используют в случае подписания руководителем только первого экземпляра документа, остальные экземпляры заверяют. Данный реквизит включает заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию), дату. Если копия документа пересылается в другое предприятия или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью:

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно» должность лица заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы фамилию); дату заверения, например:

Верно
Инспектор отдела кадров л ичная подпись М. В. Копосков

07.06.2007

27.Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И. И. Петров
333–25–25

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется после исполнения документа. Затем документ подшивают в дело. Он включает: слова «В дело» и «Номер дела», в котором будет храниться документ; ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; краткие сведения об исполнении; подпись исполнителя, дату проставления отметки.

Например:

Ответ. Письмо

от 22.05.2003 № 096/10–138.

В дело № 096/10

личная подпись

22.05.2003

29. Отметка о поступлении документа в организацию состоит из сокращенного названия предприятия, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса). На документах, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время поступления фиксируются автоматически. Дата и номер поступления документа являются важными поисковыми признаками. С даты поступления отсчитывается срок исполнения поступившего документа, если в резолюции руководителя этот срок не указан.

ЗАО «Кварц»

Дата 23.05.2003

Вх. № 674

На документах, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время поступления фиксируются автоматически.

30. Идентификатор электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Контрольные вопросы:

1. С какой целью разработан и введен в действие ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»?

2. Какую информацию включает реквизит «наименование организации»?

3. В каком случае возможно указание сокращенного наименования организации?

4. В каких случаях используется наименование организации на иностранном, национальном языке? Где оно располагается?

5. Какие существуют способы написания дат?

6. На каких документах оформляется реквизит «место составления или издания документа»?

Контрольные задания:

1. Исправьте ошибки в оформлении реквизита «гриф утверждения»:

– Документ утвердил директор завода «Нева» А.Р. Рогов

03.04.2008;

– УТВЕРЖДАЮ

Ю.В. Колесников

Начальник отдела продаж

– Инструкция,

УТВЕРЖДЕННАЯ

Приказом ректора МУ

от___№ ___

– «Утверждаю»

план

глава администрации

Томской области

личная подпись П. С. Михеев

– Штатное расписание

УТВЕРЖДЕНО

приказом ответственного секретаря

Дата

2.Отметьте недочеты в оформлении резолюции

­ А. П. Михайлову – подготовить проект договора;

­ Срочно личная подпись;

­ В. М. Иванова – сформулируйте состав делегации через пять дней;

­ Гусеву Д. И. Оперативно личная подпись;

­ Т. П. Соколову к 5.06. личная подпись 2.06.09;

­ П. Р. Егорову в определенный срок поручено подготовить проект генерального соглашения с фирмой «Старт»

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов «гриф согласования документа», «визы согласования документа»:

– «СОГЛАСОВАНО»

Директор ОАО «Русь»

личная подпись Г.Е. Перков;

– Согласовано

Гл. бухгалтер ООО «Восток»

02.05.2007 Е.Л. Анисимов;

– СОГЛАСОВАНО

Директор лицея № 67

личная подпись 04.06.2009

П. Г. Гордеев;

– СОГЛАСОВАНО

Гл.бухгалтером

Ивановым И.Е.;

– Ст. менеджер К.П. Федюкин

со всем СОГЛАСЕН

24.06.2009

4. Оформите реквизит «отметка о наличии приложения» в документах, составляемых в следующих ситуациях:

– приложение названо в тексте;

– приложения (Инструкция по делопроизводству и Отзыв на проект инструкции) не названы в тексте

– к документу прилагается другой документ, имеющий приложения.

5. Отметьте недочеты в оформлении реквизита «отметка о заверении копии»:

– Заверил инспектор отдела кадров Е.Р. Ромашов;

– Все верно. Архивариус А. С. Тиунов личная подпись 12.01.2012

– Верно. Ст. инженер личная подпись Дудукин Н. Г. 14.05.2012

– Верно, 12.04.09. Н.В. Ломоруков, гл. механик личная подпись

Тема 3. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д. (см. рис. 1)

Подготовка письма включает следующие стадии:

– изучение существа вопроса;

– сбор необходимых сведений, в т. ч. из предыдущей переписки;

– подготовка проекта письма;

– согласование проекта (при необходимости);

– подписание руководителем.

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал. Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.

Письмо должно иметь следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;

06 ИНН/ КПП налогоплательщика;

08 наименование организации;

09 справочные данные об организации;

11 дата документа;

12 регистрационный номер документа;

13 ссылка на регистрационный номер и дату документа (в письмах–ответах);

15 адресат;

18 заголовок к тексту (отвечающий на вопрос «о чем?»);

20 текст документа;

21 отметка о наличии приложения;

22 подпись;

27 отметка об исполнителе;

30 идентификатор электронной копии документа.

В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Как правило, в тексте делового письма рассматривается только один вопрос. Структура делового письма определяется его функциональным назначением и видовой принадлежностью.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части – указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы,
В основной части – письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.),

Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем.

Письмо–просьба – представляет собой и зложение какой-либо просьбы, здесь необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

1. Просим оказать содействие…

2. Прошу Вас…

3. Просим принять участие…

4. Прошу довести до сведения…

5. Просим выслать в наш адрес…

Письмо–запрос – представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения:

1. Просим предоставить…

2. Просим отразить следующие вопросы…

Письмо–предложение – содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения:

1. Прошу высказать Ваше мнение о…

2. Прошу Вас дать поручение разработать…

3. Просим Вас выразить письменную поддержку…

4. Надеемся на плодотворное сотрудничество…

Сопроводительное письмо – сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов:

1. Направляем информацию…

2. Представляем на утверждение…

3. Посылаем литературу…

4. Высылаем план…

Гарантийное письмо – составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы:

1. Оплату гарантируем…

2. Качество услуг гарантируем…

3. Предприятие гарантирует…

Письмо–подтверждение – направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей. В случае необходимости приводится краткий перечень полученных документов и ценностей. Ключевым словом в таком письме является слово «Подтверждаем».
Эти письма начинают так:

1. Подтверждаем…

2. Организация подтверждает…

3. С благодарностью подтверждаем…

Письмо–извещение – сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов:

1. Сообщаем…

2. Доводим до вашего сведения…

3. Ставим Вас в известность…

Письмо–напоминание – следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. В этих письмах используются такие модели:

1. Напоминаем, что…

2. Напоминаем Вам, что…

Письмо–приглашение и письмо–поздравление – может адресоваться конкретному должностному лицу или нескольким лицам. Они могут начинаться словами:

1. Просим принять участие…

2. Приглашаем Вас на …

3. Просим направить представителя…

4. Поздравляем Вас…

5. Сердечно поздравляем Вас…

Эти письма могут оформляться на любом формате, с использование любого шрифта и цвета.

Циркулярные письма – это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительный характер. Письма оформляются не менее чем в 2–х экземплярах.

ОАО «Ретро» Директору

115218, Москва Выставочного центра

ул. Новая, д. 28 «Экспо–Бизнес»

тел. [phone] г-ну Ю. В. Татаринов

факс [phone] ул. Вострякова, д. 118

E-mail: Москва, 110020

12.02.2012 № 25/08–15

На № _____от______

Об участии в выставке

Уважаемый Юрий Викторович!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного центра, опубликованными в № 5 «Экономической газеты» от 15.01.2012, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить нашу организацию в число участников выставки.

Приложение: на 3–х л. в 2–х экз.

С уважением,

Директор личная подпись О. Н. Иванов

Рисунок 1 – Пример оформления служебного письма

Дата добавления: 2017-02-01