Документы

При помощи документов организуется ввод в систему информации о хозяйственных операциях, ее просмотр и корректировка. В более широком смысле – документы хранят информацию о событиях в хозяйственной жизни предприятия, имеющих смысл с точки зрения данной конфигурации. Во многих случаях документы является аналогами обычных бумажных документов (в типовой конфигурации: накладная, счет, счет-фактура, ПКО и т.д.). Однако ряд документов в типовой конфигурации не имеет бумажных аналогов (например: «Формирование записей книги покупок»)

Каждый документ имеет 2 обязательных реквизита:

· номер;

· дата и время (в версии 7.7 время документа хранится отдельно от даты).

Время документа, как правило, не служит для отражения точного времени совершения хозяйственной операции и используется лишь как средство для расположения документов в нужной хронологической последовательности внутри одной даты.

Помимо обязательных реквизитов документ может иметь произвольное количество дополнительных реквизитов, которые делятся на 2 группы: «просто» реквизиты (в версии 7.7 назывались «реквизиты шапки») и реквизиты табличной части. Реквизиты (реквизиты шапки) заполняются один раз, реквизиты табличной части – столько раз, сколько строк в документе. В версии 8 документ может иметь несколько табличных частей (например, в типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» документ «Реализация товаров и услуг» имеет 3 табличные части: «Товары», «Возвратная тара» и «Услуги». Каждая табличная часть может иметь свой набор реквизитов. Некоторые документы могут не иметь табличных частей (например, например, в типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» (ред. 2.0) – документ «Платежное поручение»).

Важным свойством документа является его способность «проводиться», т.е. изменять состояние учетных механизмов системы – регистров. В типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» используются регистры трех видов:

· Регистры бухгалтерии (записи в этих регистрах, формируемые документами, представляют собой бухгалтерские проводки, на основании которых и ведется собственно бухгалтерский учет по методу двойной записи);

· Регистры сведений (записи в этих регистрах отражают изменение значений параметров различных объектов, например, состояний ОС и параметров амортизации ОС);

· Регистры накопления (информация из этих регистров используется для выполнения различных вспомогательных расчетов при учете расчетов по оплате труда, НДФЛ, страховых взносов, НДС и т.д.).

(Наряду с регистрами сведений, рассмотренными выше (записи в которых формируются при проведении документов), в типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» имеется ряд регистров, информация в которые заносится непосредственно. Это, например, регистры сведений «Учетная политика организаций», «Курсы валют». Регистры сведений – это единственный вид регистров в системе «1С:Предприятие», записи в которые могут вноситься «вручную», т.е., могут не быть связаны с документами.)

Некоторые виды документов конфигурации могут вообще не формировать записей по регистрам и использоваться лишь для формирования печатной формы первичного документа. В типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» к таким документам относятся документы «Доверенность», «Платежное поручение», «Счет на оплату покупателю». Также информация из этих документов может использоваться для быстрого ввода других документов в режиме «Ввод на основании» (см. ниже).

При вводе многих видов документов используется режим «Ввод на основании». Ввод «на основании» – это автоматизированное заполнение реквизитов документа одного вида на основании информации из документа другого вида. Например, на основании документа «Счет на оплату покупателю» может быть введен документ «Реализация товаров и услуг», а на основании документа «Реализация товаров и услуг» – документ «Счет-фактура выданный». (Другие примеры использования этого режима – ввод документа «Списание с расчетного счета» на основании документа «Платежное поручение», ввод документа «Поступление товаров и услуг» на основании документа «Доверенность» и т.п.).

Система 1С:Предприятие может поддерживать нумерацию документов в пределах различных временных периодов (день, месяц, квартал, год, по всем документам данного вида). В типовой конфигурации для всех документов установлена автоматическая нумерация и контроль уникальности номеров документов в пределах года (каждый год нумерация начинается заново). Кроме того, существует возможность ведения общей («сквозной») нумерации по документам нескольких видов.

Дата добавления: 2014-01-04