Электронный документооборот. Классификация и кодирование экономической информации

Классификация и кодирование экономической информации

Классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Разработан целый ряд классификаторов, входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Виды классификаторов:

- Общегосударственные, разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны.

- Отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности (в бухучёте: коды плана счетов, видов оплат, видов операций движения материальных ценностей).

- Локальные, составленные на номенклатуры, характерные для данного предприятия, банка (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.).

ОК делятся на следующие группы:

1. Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей

- Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

- Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД);

- Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.

2. Классификаторы организационных структур.

- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

- Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах.

- Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

- Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Прямая и обратная связи между структурными подразделениями предприятия осуществляются в форме документооборота.

Д окументооборот -движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды.

Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив. Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот. Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей:

-бумага;

-микрофиши: с точки зрения поиска мало, чем отличаются от бумаги, но занимают меньше места;

-электронные носители: жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски.

Всякая система электронного документооборота должна быть распределенной, так как ввод документов происходит на территориально-распределенной организации.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

1. Хранение электронных документов в архиве.

Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:

- стоимостью хранения 1 мегабайта информации;

- скоростью доступа к информации.

Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов.

Существуют два типа поиска:

-Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов (код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д).

-Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация и передача документов.

Маршрутизация сообщений - в системе электронного документооборота - это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое.

Системы маршрутизации:

1. Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения (контроль доставки документа; контроль исполнения; мониторинг задания).

3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

4. Система электронной почты.

Дата добавления: 2014-01-04