Первое требование касается порядка их оформления

В соответствии с абз.3 ст. 9 Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке Первичные учетные документы, составленные на иных языках должны иметь построчный перевод на русский язык. В первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условия совершения операций, то есть возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов. Заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Согласно п.2 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете» к учету принимаются первичные документы, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ,

г) содержание хозяйственной операции,

д) измерители хозяйственной операции;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

з) личные подписи указанных лиц.

Разработанные самостоятельно организацией формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые унифицированные формы первичных учетных документов утверждаются при формировании её учетной политики (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»; утв. приказом Минфина России от 09.12.98 № 60н).

Такими самостоятельно разработанными документами могут быть: докладные и служебные записки (обосновывающие необходимость тех или иных затрат для предпринимательской деятельности организации), дефектные ведомости и акты, обосновывающие необходимость осуществления ремонтных работ, акты по представительским расходам и т. п.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета. Унифицированные формы первичной учетной документации, которые содержатся в альбомах форм, являются обязательными.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется порядком, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 г №20, в соответствии с которым в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В некоторых случаях организациям бывает недостаточно показателей, которые содержат эти формы, так как они не могут учесть всех видов деятельности организации, особенности технологических циклов, их структуры. В связи с этим Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации предусмотрено, что форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Поэтому для отражения хозяйственных операций организации вправе дополнять их по своему усмотрению. Но это не касается унифицированных форм по учету кассовых операций.

Внося соответствующие изменения в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация должна соблюдать следующее:

все реквизиты утвержденных комитетом унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа;

удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

вносимые изменения в унифицированные формы первичных документов должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Записи в учетных регистрах делаются чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, с использованием компьютерной техники. Свободные строки в первичных документах прочеркиваются. В денежных документах суммы указываются цифрами и прописью с большой буквы Документы должны быть оформлены аккуратно Текст и цифры написаны четко и разборчиво Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями этих лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Организации же, занимающиеся производством бланков унифицированных форм первичной учетной документации, при их изготовлении для удобства размещения и обработки необходимой информации могут вносить изменения в части:

расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;

включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов.

Помимо унифицированных форм первичных документов, утвержденных Госкомстатом России, существуют также и «ведомственные» формы первичных документов.

Так для перевозки грузов железнодорожным транспортом используется транспортная железнодорожная накладная, форма которой утверждена приказом МПС России от 18.06.03 № 39 (этим же приказом утверждены и правила её заполнения).

На предприятии, в учреждении руководителем по согласованию с главным бухгалтером утверждается перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено. В отдельных случаях бланки форм первичных документов могут относиться к бланкам строгой отчетности, они должны быть пронумерованы.

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования - дату записи в учетный регистр. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «получено» или «оплачено» с указанием даты.

К первичным документам относятся: накладная, приходный и расходный кассовые ордера, платежное поручение, инвентарная карточка учета основных средств, лицевой счет, наряды, авансовый отчет, счет-фактура, приходный ордер (для материальных ценностей), лимитно-заборная карта, требование на отпуск материалов и другие документы.

Для удобства оформления и последующей обработки данных реквизиты документов располагаются в определенном порядке. Различия в расположении реквизитов определяют формы бухгалтерских документов. Наиболее распространенной является зонная форма при которой документ разделяют на зоны, предназначенные для размещения определенных реквизитов. Например, приходный кассовый ордер.

Анкетная форма предполагает последовательное размещение реквизитов друг за другом сверху вниз. Например, счет-фактура

Табельная форма, при которой реквизиты размещаются по вертикали и горизонтали в виде матрицы. Например, расчетно-платежная ведомость

Дата добавления: 2014-01-05