Комп'ютеризація кадрового діловодства

Облік особового складу організації

Облік особового складу організації забезпечується веденням особових карток працівників (П-2), штатно-посадової книги (штатного формуляру) та алфавітної книги. На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу та роботу за сумісництвом заповнюються особові картки (П-2).

Особова картка -це документ, в якому міститься найсуттєвіша інформація про особу (прізвище, ім'я та по батькові працівника, дата та місце народження, номер та серія паспорта, домашня адреса; освіта; спеціальність за дипломом (свідоцтвом); кваліфікація за дипломом; загальний, безперервний та спеціальний стаж роботи; останнє місце роботи, дата та причина звільнення; сімейний стан).

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) – це основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан укомплектування персоналу підприємства.

Штатно-посадову книгу складають працівники кадрової служби (відділу кадрів) на основі штатного розпису. Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їх особовим справам та особовим карткам.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про працівників. Книга заводиться на всіх працівників за підрозділами чи категоріями персоналу залежно від структури підприємства та чисельності працюючих. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийом, переведення чи звільнення працівника. Користуючись алфавітною книгою можна швидко з'ясувати де працює особа, знайти її особову картку, вияснити, коли звільнився чи був переведений той чи інший працівник, яка плинність кадрів у даному підрозділі. Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах (організаціях) з значною кількістю персоналу.

В якості прикладу можна привести систему управління персоналом PersonPro, яка створена з метою автоматизації діяльності служби управління персоналом.

Основними функціональними можливостями програми є: розробка організаційної структури організації; створення та редагування штатного розкладу організації; облік, зберігання та оперативний пошук даних про персонал організації; створення електронного варіанту особових справ співробітників, карток персонального обліку працівників (П2); створення бази даних кандидатів на вакантні посади; формування стандартизованих типів документів (наказів з прийому на роботу, звільнення з роботи, відрядження, надання відпустки тощо); формування статистичної звітності з персоналу та кадрової роботи; організація обліку, зберігання та швидкого пошуку внутрішніх, вхідних та вихідних документів; організація розсилки документації за допомогою електронної пошти.

Отже впровадження комп'ютерних технологій в кадровому діловодстві дозволить підвищити ефективність діяльності працівників кадрової служби, зекономити витрати часу на підготовку та пошук необхідних документів, посилити контроль за створенням, веденням та зберіганням документації з персоналу організації.

Дата добавления: 2014-01-06