Секретарь

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ТЕЛЕФОННОЙ БЕСЕДЫ, КОГДА ЗВОНИТ

1. Нужно тщательно продумать и чётко представлять цель звонка.

2. Необходимо уточнить фамилию, имя, отчество, должность нужного абонента и название организации, чтобы избежать искажения.

3. Можно записать вопросы, которые необходимо решить с абонентом, подготовить необходимые документы или сведения, которые могут потребоваться по ходу разговора.

4. Продумайте свою речь и подберите несколько вариантов продолжения разговора в случае отказа или согласия собеседника на ваше предложение.

5. Если вы говорите от лица руководителя, узнайте, каких результатов он ожидает от этого звонка.

6. Определите наиболее удачное время для звонка (не звоните деловому партнёру в самом начале рабочего дня, перед обедом и в конце рабочего дня).

7. Набрав номер абонента и получив ответ-подтверждение, надо назвать себя, свою организацию и фамилию нужного вам сотрудника.

8. Во время междугородного телефонного разговора важно назвать город, из которого вы звоните, затем себя, должность своего руководителя и наименование организации, далее называют кого и по какому вопросу следует пригласить, если нужный сотрудник отсутствует, секретарь ещё раз повторяет свои данные и называет точное время, когда он перезвонит.

9. Не следует забывать о точной постановке вопроса, так как на вопрос начинающийся с частицы «не» собеседнику всегда легче ответить так же.

10. Если хотите добиться положительно исхода разговора – не отказывайте и не возражайте собеседнику «в лоб».

11. Никогда не оставляйте сообщений через третье лицо.

12. Если предстоит продолжительный разговор, спросите у собеседника, располагает ли он свободным временем, если нет, то перенесите разговор на более удобное время.

13. Перед тем как проститься с собеседником, произнесите заключительные фразы.

Для работы секретарю необходим справочный аппарат: телефонный справочник самого учреждения, подведомственных и вышестоящих организаций, телефоны сотрудников (рабочие и домашние). Домашние телефоны нужны для решения служебных вопросов (например, сотрудник заболел, секретарь должен уточнить возможное время отсутствия его на работе уже в первой половине дня, у руководителя может возникнуть информация, которой располагает сотрудник). Однако не стоит забывать, что звонить на домашний телефон по служебным вопросам не рекомендуется до 9 часов утра и после 10 часов вечера. И вообще звонить по домашнему телефону сотрудника по служебным вопросам можно только в случае крайней необходимости.

Дата добавления: 2014-01-07