Учебные материалы 7 страница

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

Автобиография− документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения − повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

Трудовой договор (контракт ) − это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие. По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу − большие деньги, за плохую работу − никаких денег. Во-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.

Трудовой договор – это основной документ, регулирующий трудовые отношения, определяющий права и обязанности сторон. Трудовой договор является основным документом при урегулировании трудовых споров.

Структура договора может быть различной в зависимости от назначения документа, но некоторые условия должны присутствовать в каждом договоре.

Различаются существенные и дополнительные условия трудового договора. К существенным условиям относятся:

– Место работы (с указанием структурного подразделения);

– Дата начала работы;

– Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации;

– Права и обязанности работника;

– Права и обязанности работодателя;

– Характеристики условий труда;

– Режим труда и отдыха;

– Условия оплаты труда;

– Виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

К дополнительным относятся такие условия трудового договора, которые могут касаться иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда, испытательный срок.

Реквизитами трудового договора являются: наименование организации, наименование вида документа (трудовой договор), дата, регистрационный номер, место заключения договора, подписи, оттиск печати.

Текст трудового договора начинается с преамбулы. В преамбуле определяются стороны договора и их условные сокращенные наименования. Сторонами трудового договора являются «Работодатель» и «Работник». В заключительной части текста трудового договора указываются реквизиты сторон (от работодателя – банковские реквизиты, от работника – паспортные данные).

Трудовой договор составляется в 2 экземплярах: 1-й остается у работодателя, 2-й передается работнику.

Резюме – это документ, предоставляемый составителем при устройстве на работу и содержащий биографические сведения. В резюме раскрываются следующие позиции:

- Фамилия, имя, отчество;

- Дата рождения;

- Адрес;

- Семейное положение;

- Цель;

- Образование;

- Профессиональный опыт;

- Дополнительные сведения.

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75-летнего возраста, что обеспечивает возможность наведения справок.

2. Деловое общение посредством визитной карточки.

Правила использования визитной карточки основываются на том, что посылка визитной карточки, содержащей краткую запись о причине ее посылки, приравнивается к визиту, т. е. к личному посещению. Визитные карточки в основном используются в сфере деловой жизни; в этом случае они называются «официальными», содержат реквизиты: фамилию, имя, отчество владельца карточки, его ученое звание, должность место работы, служебный телефон и адрес его учреждения. Такие визитные карточки вне служебных отношений не используются; для неофициального общения полезно завести отдельные карточки с указанием номера домашнего телефона. По-разному воспринимаются в разных странах визитные карточки, заполненные с обеих сторон: на одной стороне которых информация на одном языке, а на другой − на другом. Хотя это и экономит деньги владельца карточки (не очень большие), но этичнее иметь несколько видов односторонних визитных карточек, выполненных на разных языках. Обычный размер визитной карточки − 50 х 90 мм или около того.

При возможности визитную карточку следует передавать лично, тогда она обеспечивает представление деловых партнеров, снимает проблему установления статуса и правильного обращения друг к другу. Первым вручает карточку младший по должности, младший по возрасту.

Возвращение визитной карточки после вручения равносильно отказу в приеме или беседе. Если карточка вручается через секретаря, то даже при отказе в приеме секретарь ее не возвращает, а помещает в картотеку.

Приведем несколько правил общения посредством визитной карточки, принятых в дипломатической среде и в некоторых европейских странах (в России эти правила еще не нашли широкого применения). При посылке визитной карточки на ней в левом нижнем углу ставятся условные знаки − буквы латинского алфавита, являющиеся первыми в соответствующих словах французского языка:

P.F. − поздравление (по любому поводу);

P.R. − выражение благодарности;

P.F.N.A. − поздравление с Новым годом;

P.P. − заочное представление вновь прибывшего лица (вместо личного визита);

Р.С. − выражение соболезнования;

Р.Р.С. − выражение прощания в связи с окончательным отъездом из страны.

В менее официальных случаях на визитных карточках, в зависимости от повода, в нижнем поле, обязательно в третьем лице, пишется:

«Поздравляет с национальным праздником»;

«Благодарит за внимание» (например в качестве ответа на присланный сувенир);

«Благодарит за поздравление»;

«С наилучшими пожеланиями» (например при посылке сувенира).

Возможны и другие надписи. Подпись и дату ставить не следует.

Если владелец визитной карточки предполагает использовать ее не только для представления, но и для фиксации причины посылки карточки и выражения отношения к адресату, то нижнее поле следует оставлять свободным, а цвет карточки должен быть таким, чтобы надпись легко читалась.

Еще есть такие правила: если визитка передается лично ее владельцем (приехал, но не застал адресата), ее загибают с правой стороны по всей ширине карточки (в некоторых странах принято загибать правый верхний уголок). Такая карточка должна восприниматься адресатом не как помятая, а как информация о личном пребывании здесь ее владельца. Грубым нарушение дипломатического этикета является передача визитной карточки с загнутым углом не самим владельцем, а курьером или шофером.

Ответ на посылку визитной карточки принято давать также визитной карточкой в течение суток с момента ее получения.

На визитках, посылаемых в одно учреждение в общем конверте сразу нескольким должностным лицам, в верхнем левом углу карандашом пишется фамилия адресата. Секретарь должен раздать визитные карточки согласно указаниям на них.

Лекция 8: Документооборот предприятия и его составляющие.

1. Понятие документооборота.

2.Организация документооборота.

1. Понятие документооборота

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

- прохождение документов должно быть оперативным. Что бы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

- порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

- структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

2.Организация документооборота.

Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

Документопоток входящих документов составляют:

1. документы вышестоящих организаций, органов власти;

2. документы, подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

3. документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

4. жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

- прием входящих документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- исполнение резолюций;

- отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов, и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметка при поступлении документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью – отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

Дата добавления: 2014-01-07