Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнителе

Отметка о заверении копии

Оттиск печати

Визы согласования документа

Внутреннее согласование оформляется визой, которая состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты:

Главный бухгалтер
подпись И.Д. Луконина
12.07.2000

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу:

Замечания прилагаются.
Юрисконсульт подпись М.М. Зак
10.03.2000

На внутренних документах виза проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на исходящих - на последнем листе копии, остающейся в деле организации.

Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой "МП" или "Место для печати".

Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений - отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).

Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:

Верно
Инспектор подпись О.В. Белова
01.06.2000

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.

Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа. Оформляется отметка одним из способов:

Соколов Соколов Антон Романович
341 12 56 341 12 56

Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает в себя слова "В дело", номер дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя документа или руководителя подразделения, дату проставления отметки. Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа.

В дело N 12-25 за 2000 г.
Подпись 24.05.2000

Дата добавления: 2014-01-07