Вопрос Деловые письма и служебные записки

Вопрос 2. Коммуникационная программа

Вопрос 1. Деловые письма и служебные записки

Лекция Оперативные документы в связях с общественностью

Литература: Данилина В.В., Луканина М.В., Минаева Л.В., Салиева Л.К. Связи с общественностью. Составление документов: Теория и практика: Учебное пособие для студентов вузов / В.В. Данилина, М.В. Луканина, Л.В. Минаева, Л.К. Салиева; Под ред. Л.В. Минаевой. – М.: Аспект Пресс, 2006, - с. 103-156.

Контакты между организациями и частными лицами часто устанавливаются и поддерживаются при помощи деловой корреспонденции, поэтому специалист по связям с общественностью должен уметь правильно составить и оформить письмо. Внутри организации такая форма общения, как письмо, исключается, а при необходимости составляются служебные записки.

Письма и служебные записки различаются составом реквизитов, т.е. обязательных сведений, которые должны содержаться в документе.

Письмо печатается на бланке организации или ее структурного подразделения либо на именном бланке должностного лица. Совместные письма от двух и более организаций оформляются без бланка, а наименования авторов располагаются в верхней части первого листа на одном уровне.

Для писем используются бланки либо с угловым, либо с продольным расположением реквизитов, причем на «угловых» бланках помещается больше текста. Эти виды бланков различаются тем, что информация об авторе письма на «угловых» бланках размещается в левом верхнем углу листа, а на «продольных» — в центре верхней части листа. Информация об авторе включает наименование организации (в соответствующих случаях и ее структурного подразделения), название вышестоящей организации (если она есть), юридический адрес, телефон, факс, адреса электронной почты и веб-страницы, а также эмблему или товарный знак организации (для государственных организаций — изображение Государственного герба Российской Федерации).

Ниже на бланке проставляются (от края левого поля листа) дата подписания и регистрационный номер письма, а если этот документ является ответом на полученное письмо, то на следующей строке указываются номер и дата входящего документа. Например:

29.03.2005 № 15/185

На № 11/679 от 15.03.2005

Дата проставляется следующим образом: 20.01.2006 (без буквы «г» и точки в конце). Даты документов, относящихся к периоду до 2000 г., оформляются тремя парами цифр: 20.07.98 (точно также, без буквы «г» и точки).

Адресат указывается в правой верхней части листа. Первая строка этого реквизита на «угловом» бланке находится на одном уровне с реквизитом «Наименование организации» (при наличии вышестоящей организации — на уровне ее наименования), а на «продольном» — на одном уровне с датой и номером письма. Каждая строка реквизита «Адресат» начинается на одном расстоянии от края левого поля.

Если адресатом является организация или ее структурное подразделение, наименование адресата указывается в именительном падеже, причем сначала пишется название организации, а под ним (через полуторный или двойной межстрочный интервал) — название управления, отдела, факультета, комитета и пр., например:

Государственная Дума

Комитет по образованию и науке

Если письмо адресовано конкретному должностному лицу, его должность и фамилия указываются в дательном падеже, а инициалы ставятся перед фамилией:

Председателю Комитета

по образованию и науке

Государственной думы

Н. Н. Николаеву

В приведенном примере наименование организации входит в название должности адресата. Если этого не сделано, то должность, инициалы и фамилия отделяются от наименования организации полуторным или двойным межстрочным интервалом:

Государственная Дума

Председателю фракции АБВ

И. И. Иванову

В реквизит «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес получателя. Адрес указывается после наименования адресата -организации, структурного подразделения, должностного лица, через полуторный или двойной межстрочный интервал (при адресовании письма частному лицу вначале указывается почтовый адрес, а затем инициалы и фамилия получателя). Например:

Декану гуманитарного факультета

Н-ского государственного университета

проф. П. П. Петрову

Ул. Пушкина, д. 5, г. Н-ск, ХХХХХ

В письме указывается не более четырех адресатов, причем перед вторым, третьим и четвертым адресатами слово «копия» не пишется. При большем числе адресатов составляется список рассылки и на каждой копии письма проставляется только один адресат.

Если письмо должно быть разослано нескольким адресатам, но обращено только к одному из них (остальным направляется для сведения), в письме указывается один адресат — то лицо или та организация (структурное подразделение организации), к которым обращается автор. Остальным адресатам данное письмо направляется с сопроводительным письмом, например:

Председателю Правления

ОАО «Гермес-банк»

А. А. Абрамову

Начальнику ГНИ № 9

ЮЗАО г. Москвы

Б. Б. Борисову

Направляем Вам копию нашего письма в адрес Арбитражного суда г. Москвы от 30.01.2005 № 01/526 (прилагается).

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Директор завода С. С. Солнышкин

Письмо должно иметь заголовок. Отступления от этого правила возможны лишь в отдельных случаях, например, если адресат — частное лицо. Заголовок отражает суть письма и формулируется как ответ на вопрос «о чем?», поэтому всегда начинается с предлога «О».

Заголовок должен быть кратким, но информативным и содержать сведения, позволяющие отличить данное письмо от других писем на аналогичную тему. Так, например, заголовок «Об открытии Московского филиала» недостаточно информативен. Для привлечения внимания к своему сообщению и облегчения поиска письма среди других документов его следует конкретизировать: «Об открытии Московского филиала Торгового дома "Карусель"».

Заголовок размещается под чертой, предусмотренной для проставления даты и номера письма, и отделяется от этой черты двумя межстрочными интервалами. Каждая строка начинается строго от края левого поля, и ее длина не должна превышать 7,3 см. При необходимости допускается перенос слова по слогам. В некоторых организациях заголовки писем и других документов принято писать посередине страницы.

Заголовок не заключают в кавычки, не выделяют жирным шрифтом или курсивом и печатают шрифтом того же размера, что и основной текст. Точка после заголовка не ставится.

Основной текст письма отделяется от заголовка двумя—четырьмя межстрочными интервалами. Для основного текста применяется одинарный межстрочный интервал, причем это требование касается и расстояния между абзацами. Отступ в начале каждого абзаца («красная строка») составляет 1,25 см. Если письмо занимает несколько страниц, текст должен быть размещен таким образом, чтобы на последней странице было не менее четырех строк, не считая подписи. Первая (или единственная) страница не нумеруется, на следующих страницах номер проставляется вверху, в центре, без кавычек или черточек и без сокращения «с.» или «стр.».

Иногда текст письма целесообразно начать с обращения, так как оно не только является «формулой вежливости», но и выполняет особые коммуникативные функции: располагает к себе адресата, придает письму официальный тон и т.п.

Обращение размещается в центре строки и завершается восклицательным знаком. (В последнее время, под влиянием английской пунктуации, после обращения иногда ставят запятую, но в русском деловом письме это отклонение от нормы.) Обращение может включать слово «дорогой», «дорогая» или «дорогие», только если нет опасения, что такое обращение может быть воспринято как фамильярность. В других случаях лучше написать «уважаемый», «уважаемая» или «уважаемые». В письмах, предполагающих конфликт сторон, естественнее начать обращение сразу со слова «господин» или «госпожа».

После слова «уважаемый» может следовать либо имя и отчество адресата, либо его фамилия или должность со словом «господин» или «госпожа»:

Уважаемый Николай Николаевич!

Либо: Уважаемый господин Николаев!

Либо: Уважаемый господин председатель!

Если в реквизите «Адресат» конкретное лицо не указано, текст начинается без обращения или используются формы «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!», «Дорогие друзья!» и т.д.

Основной текст письма, содержащего просьбу, выводы, рекомендации, предложения, как правило, строится по следующей схеме: вначале описывается проблемная ситуация, излагаются основания, причины, побудившие написать письмо, а затем формулируются просьбы, выводы, рекомендации, предложения.

Письмо может состоять из одной части, если оно носит лишь информативный характер (например, сопроводительные письма), если просьба не требует пояснения, а напоминание — дополнительной информации, если в письме выражается благодарность, соболезнования и т.д.

В деловой переписке приняты три формы изложения:

- от третьего лица единственного числа (Государственная Третьяковская галерея просит Вас...);

- от первого лица множественного числа (просим Вас...);

- от первого лица единственного числа (прошу Вас...).

Письмо от себя лично уместно, если между подписывающим и адресатом существуют дружеские, доверительные отношения или если письмо напечатано на бланке должностного лица.

Заключительная формула вежливости «С уважением...» употребляется только в тех случаях, когда текст письма начинается без обращения или с обращения, которое не содержит слово «уважаемый» или «уважаемая»: «Господин директор!», «Госпожа Петрова!» и т.п. Выражать уважение к адресату и в обращении («Уважаемый господин директор!»), и в заключительной фразе излишне: это может быть воспринято негативно. Фраза «Искренне Ваш» возможна только при изложении текста письма от первого лица. Письма, содержащие просьбы, не рекомендуется заканчивать формулами «С благодарностью...» или «Заранее благодарны...», потому что они навязывают адресату решение проблемы в пользу автора письма и вызывают раздражение.

Подпись отделяется от текста письма двумя—четырьмя межстрочными интервалами. Должность лица, подписывающего письмо, печатается от края левого поля с большой буквы. При наличии ученого или воинского звания (профессор, доцент, генерал, полковник и т.д.) оно указывается под должностью, причем после наименования должности запятая не ставится.

Наименование должности не должно включать в себя название организации или структурного подразделения, на бланке которых печатается письмо. Достаточно написать «Декан факультета», «Начальник Управления», «Председатель Правления», «Президент Ассоциации» и т.д.

Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) помещается без скобок на уровне последней строки должности или звания у края правого поля. Как и в реквизите «Адресат», инициалы ставятся перед фамилией:

Декан факультета

профессор М. М. Михайлов

В деловых письмах обязательно проставляется отметка об исполнителе: фамилия (или фамилия, имя и отчество полностью) и телефон лица, подготовившего проект письма, независимо от занимаемой должности. Эти сведения необходимы, потому что у получателя письма могут возникнуть вопросы либо ему может понадобиться дополнительная информация.

Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу последней страницы письма. Фамилия (без слова «исполнитель» или сокращения «исп.») и полные имя и отчество пишутся на одной строке от края левого поля. Инициалы исполнителя писать не принято, потому что никто не будет просить к телефону «Н. Н.» или «М. М.». Номер телефона (без слова «телефон» или сокращения «тел.» либо «т.») указывается на следующей строке под фамилией. Можно также добавить адрес электронной почты:

Иванова Мария Степановна

ХХХ-ХХ-ХХ

[email protected]

Письма, имеющие приложения, должны содержать отметку об их наличии. Эта отметка помещается между основным текстом и подписью, отделяется сверху и снизу двумя— четырьмя межстрочными интервалами и начинается от края левого поля без абзацного отступа.

Если приложение упомянуто в основном тексте письма (например: «Направляем Вам пресс-релиз, рассказывающий о новом продукте нашей компании...»), отметка о наличии приложения имеет следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложение не упоминается в основном тексте, то отметка о нем содержит не только сведения о количестве листов и экземпляров, но и наименование приложения:

Приложение: пресс-релиз «Новое поколение йогуртов» на 2 л. в 1 экз.

Несколько приложений указываются в порядке их следования за основным документом. При перечислении приложения нумеруются арабскими цифрами, причем эти цифры располагаются строго друг под другом:

Приложения: 1. Пресс-релиз «Новое поколение йогуртов» на 2 л.

в 1 экз.

2. Факт-лист «Компания "Веселые ребята"» на 1 л. в

2 экз.

3. Статья «Кто такие "Веселые ребята"?»,

опубликованная в журнале «Клиент» за июль

2005 г., на 3 л. в 2 экз.

Каждое приложение к письму имеет свою нумерацию страниц (номер первой страницы не проставляется, номера последующих страниц указываются сверху по центру). Приложение, как правило, должно иметь заголовок, отражающий содержание текста. Если организация — автор письма не является автором приложения (например, прилагается документ другой организации), заголовок приложения может не приводиться. В конце заголовка приложения (как и в конце любого другого заголовка) точка не ставится. Приложение, составленное автором письма, должно быть подписано должностным лицом, отвечающим за достоверность приведенных сведений.

Специалист по связям с общественностью нередко готовит приглашения на презентации, конференции и другие специальные мероприятия. Так же как и любое деловое письмо, приглашение начинается с обращения, которое размещается в центре строки и завершается восклицательным знаком.

Если невозможно подготовить именные приглашения в силу многочисленности гостей, то текст начинается сразу же с основной части, например:

Компания «Крочет Лимитед» имеет честь пригласить Вас на презентацию, посвященную десятилетнему юбилею компании, которая состоится 20 декабря в 17.00 в Бизнес-центре (ул. Ленская, дом 17, зал «Морозовский»).

Либо:

Компания «Крочет Лимитед» имеет честь пригласить Вас на презентацию, посвященную десятилетнему юбилею компании.

Мы будем ждать Вас 20 декабря в Бизнес-центре (ул. Ленская, дом 17, зал «Морозовский»). Сбор гостей в 17.00.

При составлении приглашения необходимо (так же как и при написании пресс-релиза) дать ответы на пять основных вопросов, которые обеспечивают полноту информации: Кто? (Компания «Крочет Лимитед»); Что? (Проводит презентацию); Где? (В Бизнес-центре на ул. Ленская,дом 17, зал «Морозовский»); Когда? (20 декабря в 17. 00); Почему? (В связи с десятилетним юбилеем компании).

В приглашении можно указать краткую программу мероприятия, в Каком костюме следует прийти, а на обороте приложить карту проезда. Приведем в качестве примера текст приглашения на церемонию вручения премии «Серебряный Лучник»:

Попечительский совет и исполнительная дирекция

имеют честь пригласить Вас на церемонию вручения Национальной премии в

области развития общественных связей «Серебряный Лучник»

Мы будем рады видеть Вас в Московском Международном

Доме музыки 25 января 2006 года.

(Москва, Космодамианская наб., 52, строение 8, Театральный зал)

Сбор гостей в 19.00. Начало церемонии в 19.30.

Вечерний костюм обязателен.

Игорь Писарский Надежда Явдолюк

Поскольку презентация и приемы часто рассчитаны на определенное число людей, то в конце текста добавляется фраза:

Мы будем признательны за подтверждение возможности Вашего присутствия на презентации по телефону ... или e-mail...

Приглашение крайне редко печатается на бланке организации. Обычно для него специально продумывается красивое оформление, которое должно привлекать внимание своей формой, цветовой гаммой или дизайном. Текст печатается типографским способом с использованием Необычного шрифтового оформления, а имя адресата следует писать от руки.

Дата добавления: 2014-01-07