Внедрение оргпроекта в сфере ДОУ

Проблемы при внедрении проектных решений и рекомендаций в практику службы ДОУ:

1. Координация работы IT и делопроизводственной службы (службы управления информационно-документационными ресурсами)

2. Недостаточная квалификация персонала.
Рекомендация — привлечение внешней консалтинговой службы

3. Цель внедрения автоматизированной системы ДОУ — повышение эффективности ДОУ, а как следствие — повышение качества работы управленческого аппарата в целом.

4. Оптимизация бумажного делопроизводства, постановка рациональной системы ДОУ — как обязательное условие перехода к электронному документообороту.
При переносе в автоматизированную систему неоптимизированной технологии работы с документами несовершенство технологии, ранее не заметное, становится очевидным. Последующая оптимизация уже требует и перенастройки ПО.

4.1 Проанализировать все стадии документирования и работы с документами. Какая информация нужна, в каких документах она будет поступать или создаваться.
4.2 Разработка альбома унифицированных форм документов.
4.3 Проработка необходимого набора сведений, вносимых в регистрационную карточку (входящие, исходящие, внутренние документы, для разных видов документов, на стадии регистрации, в ходе работы с документами). Определяется, для каких целей вносится каждый показатель. В соответствии с планируемым использованием разрабатываются выходные формы.
4.4 Установление схем согласования документов.
4.5 Проработка порядка контроля исполнения документов. Текущий контроль. Материальное и моральное стимулирование по результатам итогового контроля.
4.6 Продумывание и фиксация порядка работы с документами.

5. Если на начальном этапе внедрение автоматизированной системы ДОУ затрагивает только саму службу ДОУ, установка комплексной системы автоматизации охватывает весь управленческий персонал, требует внедрения новых навыков и принципов работы с документами, обязательного обучения пользователей.

6. Проработка вопросов интеграции системы ДОУ с другими, имеющимися и планируемыми к внедрению программами. Интеграция с БД кадровой службы, интеграция с CRM системами.

7. Подготовка необходимых справочников, определение порядка их ведения.

8. Проблемы разграничения доступа, учёта работы сотрудников с документами, обеспечения защищённого удалённого доступа к документам.

9. Взаимосвязь системы ДОУ и электронного архива.

10. Пересмотр сроков хранения электронных документов.

Дата добавления: 2014-01-07