Сортировка данных

Операция сортировки данных используется для удобства нахождения тре­буемой информации в таблице базы данных. Нужную строку большой таб­лицы найти гораздо проще, если строки этой таблицы упорядочены по ка­кому-либо признаку (например, по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа).

Разумеется, в разных ситуациях пользователю нужно сортировать строки по разным столбцам таблицы. Ассеss 2007 позволяет выполнять та­кую сортировку всего одним щелчком мыши.

По умолчанию при открытии таблица упорядочивается по значению ключе­вого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводят­ся в порядке их ввода в таблицу. Для сортировки таблицы по произвольно­му столбцу надо щелкнуть любую ячейку этого столбца и воспользоваться средствами контекстного меню или соответствующей кнопкой на ленте ко­манд.

! Примечание

Этим способом можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ненужно помнить, что в Асcess 2007 существуют ограничения на тип данных, которые мож­но упорядочивать. Например, нельзя сортировать значения полей с типом данных Поле MЕМО, Гиперссылка или Поле объекта ОLE.

Чтобы правильно применять сортировку, нужно запомнить несколько простых правил.

1. При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пусты поля (то есть поля 9 пустыми значениями), указываются в списке первыми.

2. Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули.

3. При сохранении таблицы базы данных сохраняется и порядок ее сортировки.

Для того, чтобы произвести сортировку таблицы базы данных по значениям одного или нескольких полей, выполните следующие действия:

1. Откройте вашу базу данных.

2. В области переходов дважды щелкните нужную таблицу (например, таблицу Мои контакты). Выбранная таблица будет открыта в режиме таблицы.

3. Щелкните любую ячейку столбца, по которому нужно сортировать таблицу.
Например, для сортировки картотеки по фамилиям щелкните ячейку
столбца Фамилия (см. рис. 35). Если вы хотите выполнить одновременную сортировку по нескольким столбцам, выделите эти столбцы в таблице.

Рис. 35 - Сортировка

4. Щелкните вкладку Главная на ленте инструментов и перейдите в группу Сортировка и фильтр.

5. В зависимости от желаемого направления сортировки выполните одно из предложенных ниже действий:

- чтобы сортировать таблицу по возрастанию (то есть в алфавитном поядке), нажмите кнопку -по возрастанию;

6. Отмена сортировки производится нажатием кнопки -.

Дата добавления: 2013-12-13