В.4. Основные проблемы участия предприятий в выставках

Основные трудности, недостатки и проблемы участия предприя­тий в выставочной деятельности могут проявляться на подготовитель-Ном этапе, в ходе проведения выставки и после ее завершения.

Основными проблемами, возникающими во время подготовки предприятия к участию в выставке, являются:

• отсутствие у многих отечественных предприятий (особенно в
Сфере малого бизнеса) необходимого опыта участия в крупных и спе­
циализированных выставках;

» недостаток времени у специалистов службы по связям с обще­ственностью предприятия для тщательной подготовки экспозиции;

«отсутствие должной квалификации, профессиональных навы­ков и мастерства у работников, занятых проектированием, изготов­лением, монтажом и оформлением экспозиции предприятия;

«систематический и неуклонный рост стоимости фонда выста­вочной площади, препятствующий участию в наиболее престижных Периодических выставках малых предприятий и начинающих пред­принимателей;

» недостаточное финансирование основных мероприятий плана Подготовки к выставке, использование остаточного принципа при Наделении средств на обслуживание экспозиции;

«недостаточно активная реклама в СМИ предстоящего участия Предприятия в выставке, несвоевременная или ограниченная рассыл-Кй специальных приглашений наиболее важным посетителям выстав­ки, неэффективная система распространения каталогов, проспектов, буклетов, брошюр и других рекламно-информационных материалов, Посвященных будущей выставке.

Основными проблемами, возникающими у предприятий — участ­ников выставки во время ее проведения, могут быть:

• плохо подготовленная и плохо проведенная церемония откры­
тия экспозиции предприятия на выставке;

• неудачное расположение экспозиции предприятия в выставоч­
ном павильоне, отсутствие необходимых указателей, облегчающих ее

| Поиск заинтересованными посетителями;

!

..i

»Ч p

• недооценка возможностей дополнительных средств привлече­
ния внимания посетителей к экспозиции предприятия (световое
оформление стендов, мигающая реклама, звукозапись текстов и му­
зыкальное сопровождение, раздача бесплатной литературы и сувени­
ров, вручение подарков отдельным посетителям, организация лотерей
и конкурсов, проведение дегустаций и др.);

• неэффективное управление потоком посетителей выставки, от­
сутствие специальных помещений для приема особо важных гостей;

• недостаточная профессиональная подготовка персонала к обслу­
живанию выставки, отсутствие квалифицированных переводчиков при
вывозе экспозиции предприятия при участии в международных выс­
тавках;

• ошибки персонала во время взаимоотношений с посетителями
экспозиции, некомпетентность при демонстрации продукции, пре­
небрежение нормами деловой этики и др.;

• присутствие на выставке большого количества случайных по­
сетителей, не заинтересованных в налаживании деловых контактов и
длительном сотрудничестве с участниками и организаторами экспо­
зиций;

• возможность утечки конфиденциальной информации, относи­
мой к категории коммерческой тайны предприятия, и незаконного
использования конкурентами демонстрируемых новых разработок;

• отсутствие на выставке достаточного числа представителей
СМИ, освещающих ее работу в центральной, специализированной и
местной прессе, на радио и по телевидению;

• недооценка возможности и целесообразности проведения в пе­
риод работы выставки важных деловых встреч и переговоров, а также
заключения особо выгодных контрактов с потенциальными постав­
щиками и потребителями продукции предприятия;

• отвлечение значительной части работников предприятия для
обслуживания выставочной экспозиции в ущерб их основной произ­
водственной деятельности.

Отдельные недостатки в выставочной деятельности предприятий наблюдаются также по окончании срока действия экспозиции:

«недооценка роли личных контактов персонала предприятия, обслуживающего выставку, с посетителями экспозиции, отсутствие анализа записей в книге отзывов для посетителей и публикаций в раз­личных СМИ о ходе и результатах проведения выставки;

«отсутствие квалифицированного анализа технологических и рыночных позиций основных конкурентов предприятия, участвовав­ших в данной выставке, главных направлений и перспектив их даль­нейшего развития;

• недооценка важности изучения взаимосвязи затрат предприя-
|МЯ по участию в выставке и результатов этого участия, косвенно про-
|Вляющихся в увеличении объемов продаж, росте прибыли и укреп-
Лвнии рыночных позиций предприятия.

1,5. Презентации, их цели

и особенности проведения

В арсенале методов и средств связей с общественностью презен-Ццию можно рассматривать как самостоятельное мероприятие или Цщию, сочетающуюся с выставкой, ярмаркой, деловой встречей, Приемом делегации, проведением дня открытых дверей и др.

В зависимости от характера и целей проведения все презентации МОЖНО условно разделить на следующие виды:

• презентация нового товара или услуги;

• презентация новой технологии;

• презентация предприятия в целом или его отдельного струк­
турного подразделения (бюро, службы, отдела, филиала, региональ­
ного представительства и др.);

• презентация (представление) группы новых сотрудников фирмы;

• презентация нового проекта или идеи (по созданию продукта,
Освоению рынка, в социальной, природоохранной, гуманитарной и
других сферах);

• презентация достигнутых результатов предприятия (промежу­
точных или конечных), его структурного подразделения или отдель­
ных работников в какой-либо сфере деятельности.

Главной целью любого из перечисленных видов презентаций яв-Яяются эффективная передача информации об объекте презентации И обеспечение всесторонней поддержки со стороны контактной ауди-Тории.

На этапе подготовки к проведению конкретной презентации не­обходимо четкое определение ее основных целей и их ранжирование ПО степени важности.

В наиболее общем случае основными целями презентации могут быть:

» формирование у потенциальных клиентов фирмы потребности щрезентируемом новшестве (товаре, услуге, технологии и др.);

» формирование у потенциальных потребителей нового товара (услуги) начального уровня знаний о его основных свойствах и ха­рактеристиках;

«оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке ЙОЙств презентируемого товара (услуги) и окончательном выборе;

«формирование потребности у потенциальных покупателей м приобретении именно презентируемого товара у представляющей е го фирмы;

» стимулирование сбыта товаров или эксплуатации услуг предпри­ятия, проводящего презентацию за счет привлечения новых клиентов;

• формирование у поставщиков, подрядчиков, оптовых покупа­
телей, кредиторов и других фирм-контрагентов образа надежного
партнера по бизнесу;

«увеличение числа и изменение качественного состава деловых партнеров фирмы;

«развитие конструктив!⁵ о го сотрудничества по различным воп­росам с органами местного самоуправления и местной обществен­ностью;

«формирование у различных категорий общественности опреде­ленного имиджа фирмы и благожелательного к ней отношения.

Важным моментом подготовки презентации является анализ (и по возможности - регулирование) состава аудитории, присутству­ющей на ней. Практика свидетельствует, что аудитория большинства презентаций состоит, как правило, из позитивно настроенной части общественности, нейтральных (случайно попавших на презентацию) лиц и групп общественности, изначально отрицательно (иногда даже враждебно) воспринимающих как презентируемое новшество, так и саму фирму, проводящую презентацию.

Следует отметить, что качественный состав аудитории может ме­няться в ходе презентации в зависимости от ее целей и конкретного сценария.

Достаточно важными этапами подготовки презентации являют­ся также:

• определение места, сроков, времени и состава ее участников,
выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений и раз­
работка схемы освещения предстоящего события в СМИ;

• оценка целесообразности и возможности приглашения на пре­
зентацию известных и знаменитых персон, а также представителем
центральных СМИ;

• планирование начала презентации, ее основной части и завер­
шающего этапа, составление сценария;

• распределение времени презентации по ее основным меропри­
ятиям (обычно она занимает до двух часов с учетом резерва времени
для ответов на вопросы аудитории после выступления основных док­
ладчиков);

• определение приблизительной сметы расходов на проведение
презентации;

!'• • подготовка основных экспонатов и наглядных материалов; $» • подготовка основных докладчиков, написание и редактирова-

ие текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные воп-сы аудитории;

}U • техническое обеспечение процесса презентации (средства орг-Цхники, компьютерное обеспечение, аудиовидеоаппаратура, синх-|(ОНный перевод, связь, транспорт, охрана и др.);

• подготовка для распространения во время презентации инфор-ЦвИионно-рекламных материалов, подарков и сувениров ее основ-ИЫм участникам;

^J • подготовка культурно-развлекательной программы для участни-IOB презентации по ее окончании (концерт, экскурсия и т. п.), возмож­ного банкета (обеда, коктейля, фуршета и т. п.) и других мероприятий.

Дата добавления: 2017-01-14