Основные требования к проведению публичных выступлений

ЯзЦНнь

Публичные выступления, их назначение и правила подготовки

Публичные выступления широко используются как самостоятель­ное и довольно эффективное средство установления и поддержания информационных связей компании с различными категориями об­щественности. Кроме того, публичные выступления всегда сопровож­дают комплексные ПР-мероприятия. Руководителям предприятий и организаций, ведущим специалистам различных отделов и служб, работникам внутрифирменных подразделений по связям с обще­ственностью часто приходится публично выступать перед разными аудиториями во время проведения всевозможных презентаций, це­ремоний открытия, приемов, на пресс-конференциях, в ходе прове­дения деловых встреч, переговоров и т. п.

Хорошо подготовленное и реализованное в нужный момент пуб­личное выступление может оказывать на общественность фирмы не меньшее воздействие, чем дорогостоящее и длительное ПР-меро-приятие.

Основными целями публичного выступления являются:

• информирование общественности о значительном событии в
жизни компании (освоение новой продукции или технологии, рас­
ширение или сокращение производства с соответствующим измене­
нием численности рабочих мест, изменение ценовой или тарифной
политики компании и др.);

• улучшение отношений с некоторыми категориями обществен­
ности (собственный персонал фирмы, внешние акционеры, постав­
щики, потребители, кредиторы, инвесторы, местная обществен­
ность и др.) и достижение лучшего взаимопонимания по отдельным
вопросам;

• опровержение сложившегося общественного мнения в отно­
шении компании по тем или иным аспектам ее функционирования.

Публичные выступления руководителей и специалистов органи­зации можно рассматривать как наиболее авторитетный первичный источник информации, используемой и распространяемой в дальней­шем различными изданиями, радиостанциями и телевизионными компаниями.

Успешные публичные выступления хорошо запоминаются бла­годаря их частому повторению различными СМИ. Эти выступления, как правило, достаточно подробно анализируются и комментируют­ся в деловых и журналистских кругах, что, несомненно, формирует и поддерживает положительный имидж компании и ее руководства.

Правильно подготовленное и реализованное публичное выступле­ние позволяет продемонстрировать открытость компании и ее готов­ность решать сложные вопросы в режиме диалога с представителями различных категорий общественности.

Неоспоримым преимуществом публичного выступления перед другими средствами установления и поддержания связей с обществен­ностью является также возможность налаживания прямого контакта с живой аудиторией, установления обратной информационной свя­зи при ответах на ее вопросы и обсуждении заявленных проблем.

Публичные выступления руководителей и специалистов по свя­зям с общественностью требуют определенной подготовки - подго­товки текста выступления и подготовки самого выступающего лица.

В написании и редактировании будущего текста обязательно дол­жен принимать участие предполагаемый оратор. В зависимости от его квалификации и опыта общения с аудиторией могут быть подготов­лены:

«полный текст публичного выступления;

«отдельные тезисы выступления;

» краткий план или простой перечень обсуждаемых вопросов.

Для начинающих ораторов рекомендуется готовить полный текст выступления, выделяя при этом наиболее важные места. Основные проблемы, затрагиваемые в выступлении, могут быть пронумерова­ны, а в конце текста могут быть даны ответы на возможные вопросы и реплики из зала.

Для более опытных ораторов, но не слишком профессионально разбирающихся в многочисленных деталях предмета выступления, рекомендуется готовить отдельные тезисы доклада с более подроб­ными комментариями сложных для понимания вопросов и обязатель­ной расшифровкой специальных терминов.

Для высококвалифицированных специалистов, владеющих ора­торскими навыками, вполне достаточно краткого плана выступления с перечнем основных вопросов.

Предприятия и организации, среди руководства или специалис­тов которых нет хороших ораторов, могут решить эту проблему с по­мощью школ ораторского мастерства или соответствующих курсов. В процессе самостоятельного обучения правилам публичных вы­ступлений и овладения техникой устной речи весьма полезными мо­гут оказаться специальные тренировки и репетиции с их записью на аудио- и видеокассеты, последующим воспроизведением и ана­лизом.

От правильной оценки аудитории (как качественной, так и коли­чественной) во многом зависят ход самого выступления и его конеч­ный результат.

Качественный анализ аудитории может быть проведен по таким признакам, как возраст и пол присутствующих, их национальность, социальный статус, уровень образования, профессиональная при­надлежность, а также характер взаимоотношений с компанией, орга­низовавшей публичное выступление. Этот характер определяется принадлежностью присутствующего на публичном выступлении к одной из многочисленных категорий общественности компании (собственные сотрудники, ветераны труда, внешние акционеры, кредиторы, инвесторы, потребители, местная общественность и др.) и целью посещения данного мероприятия (поддержка решений ру­ководства, организация забастовок и бойкотов, выдвижение опреде­ленных требований и др.).

Следует отметить, что наличие среди присутствующих на публич­ном выступлении большого количества профессионально подготовлен­ных слушателей позволяет выступающему более активно использовать специальную терминологию.

Количественная оценка аудитории позволяет выбрать для прове­дения публичного выступления наиболее подходящее помещение, обеспечить его оптимальную наполненность и более удобную рассад­ку присутствующих. Несоразмерно большое помещение приводит к тому, что основная масса присутствующих располагается на задних рядах и боковых местах, а это существенно затрудняет установление контакта между выступающим и аудиторией и снижает эффектив­ность хорошо подготовленного публичного выступления.

При выборе помещения для публичного выступления необходи­мо по возможности учитывать его акустические особенности. Орга­низаторы мероприятия должны позаботиться о том, чтобы во время его проведения посторонние звуки (уличный шум через открытые окна, хлопающие двери, звонки мобильных телефонов и др.) не от-

'"'НИЩ

влекали внимание аудитории и докладчика от основной темы выступ­ления. Для лиц, опоздавших к началу публичного выступления, це­лесообразно организовать порядок прохода в помещение, не препят­ствующий нормальному течению мероприятия.

Для удобства выступающего и присутствующих лиц необходимо подготовить специальную трибуну (кафедру), оснастив ее при необ­ходимости подсветкой и микрофоном. Оратор, передвигающийся по сиене или по залу во время своего выступления, может быть оснащен микрофоном-клипсой. В его распоряжение могут быть переданы не­обходимые информационно-рекламные материалы (схемы, таблицы, фотографии) для раздачи присутствующим в аудитории. Само вы­ступление может сопровождаться показом слайдов, видеороликов, фрагментов фильмов и др.

В отдельных случаях необходимо предоставить выступающим возможность использования грифельной доски, экрана, проектора и других технических средств. При наличии среди присутствующих на публичном выступлении лиц, плохо владеющих языком, следует по­заботиться о синхронном переводе.

Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос об использовании присутствующими диктофонов для полной записи выступления. Обычно использование диктофонов осуществляется с личного раз­решения выступающего.

Планирование публичного выступления начинается с определения его обшей темы и конкретизации входящих в нее вопросов. Определя­ется общая продолжительность выступления в целом и его отдельных частей. В ходе выступления необходимо придерживаться регламента, избегать чрезмерной затянутости речи и необоснованных повторов ее отдельных положений.

Необходимо учитывать, что аудиторию могут отвлекать и даже раздражать отдельные привычки выступающих или часто употреб­ляемые ими слова-паразиты. Опытный оратор контролирует язык жестов и другие средства невербальных коммуникаций, скорость и четкость речи, регулирует тембр голоса, устанавливает зрительный контакт с отдельными слушателями.

Специалист, овладевший правилами публичных выступлений, никогда не читает перед аудиторией заранее отпечатанный полный текст своего доклада, а использует в качестве подсказки общий план выступления и его основные тезисы, кратко записанные на специа­льных карточках.

При подготовке и проведении публичного выступления необхо­димо стремиться к тому, чтобы оно было по возможности полным, конкретным, непротиворечивым, основанным на достоверных фак-

тах и событиях, достаточно эмоциональным, убедительным и кон­структивным. Речь выступающего должна быть простой по форме, нескучной и понятной для окружающих. Наконец, определенное (иногда весьма значительное) воздействие на аудиторию оказыва­ют внешний вид выступающего, его одежда, прическа, манера по­ведения и другие факторы.

Дата добавления: 2017-01-14